Abteilungsassistenz (w/m/d)

• Allgemeine Verwaltungs- und Organisationsaufgaben zur Unterstützung der Abteilungs- und Fachgruppenleitungen
• Organisatorische Unterstützung bei der Umsetzung von modernen Konzepten zum digitalen Datenmanagement in einer zunehmend digitalisierten Arbeitsumgebung
• Dokumenten- und Schriftverkehrsmanagement
• Durchführung von Recherchen im Internet oder in Literatur- und anderen Datenbanken nach vorgegebenen Kriterien
• Unterstützung bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen mit interner und externer Beteiligung Je nach Einsatzgebiet können weitere abteilungsspezifische Fachaufgaben anfallen:
• Mitwirkung beim Qualitätsmanagement und/oder Datenmanagement
• Erstellung von Statistiken und Auswertungen
• Koordinationsaufgaben innerhalb der Abteilung sowie Beschaffungsaufgaben
• Intranet-Bereichsredaktion

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
• Organisations- und Kommunikationsgeschick sowie eine gute Serviceorientierung
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache und gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
• Gute IT-Kenntnisse (bevorzugt MS Office)
• Eine gewissenhafte Arbeitsweise, hohe Einsatzbereitschaft, Flexibilität, Kreativität sowie Aufgeschlossenheit, Teamfähigkeit und Belastbarkeit werden vorausgesetzt
• Bei ausländischen Bildungsqualifikationen wird ein Nachweis über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss benötigt (siehe: anabin.kmk.org). Der Nachweis muss in deutscher oder englischer Sprache vorliegen. Erwünscht
• Praxis im Bereich der öffentlichen Verwaltung
• Erfahrungen in der Anwendung von Datenbank-Software oder Systemen zur digitalen Kommunikation (Videokonferenz-Systeme/-Software)
• Interesse an einer Tätigkeit in einer zunehmend digitalisierten Arbeitsumgebung verbunden mit der Bereitschaft zur Weiterentwicklung der IT-Kompetenz im Rahmen von Fortbildungen

Wir bieten

• Als familienfreundliches Institut bieten wir verschiedene Teilzeitarbeitsmodelle an
• Flexible Arbeitszeiten ohne Kernarbeitszeit
• 30 Tage Urlaub (5-Tage-Woche) sowie arbeitsfreie Tage am 24.12. und 31.12.
• Möglichkeit der Inanspruchnahme von zusätzlichen Zeitausgleichstagen bei Zeitguthaben
• Attraktiver Zuschuss zum Deutschlandticket Job/Firmenticket
• Möglichkeit des hybriden Arbeitens
• Sehr gute Anbindung an das öffentliche Verkehrsnetz
• Umfangreiche Fortbildungsmöglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
• VBL-Betriebsrente / Vermögenswirksame Leistungen
• AWO-Familienservice