Assistentin / Assistent (m/w/d) des Bürgermeisters

Ihr Aufgabengebiet:

• Organisation sowie selbstständige Gestaltung und Durchführung aller anfallenden Sekretariatsaufgaben zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs des Tagesgeschäfts
• Planung, Koordination und eigenverantwortliche Priorisierung der Termine des Bürgermeisters sowie Besuchermanagement
• Inhaltliche Vorbereitung von Terminen des Bürgermeisters, einschließlich Erstellung von Zuarbeiten sowie Durchführung von Recherchen für Sitzungsvorlagen und sonstigen Unterlagen
• Eigenverantwortliche Erledigung der Korrespondenz (E-Mail- und Schriftverkehr, Telefonservice)
• Koordinierende Tätigkeiten im Bereich Beschwerdemanagement
• Betreuung des besonderen elektronischen Behördenpostfachs (beBPo)
• Digitale Aktenführung einschließlich Wiedervorlagen
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Veranstaltungen Bearbeitung von Rechnungen einschließlich Kontierung und Verbuchung im haushaltsrechtlichen Fachverfahren Allgemeine administrative und organisatorische Unterstützungsaufgaben Vertretung der Assistenzkräfte des Verwaltungsvorstandes Eine Änderung des Aufgabengebietes bleibt vorbehalten.

Unser Anforderungsprofil:

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Verwaltungswirt/in oder erfolgreicher Abschluss des Verwaltungslehrgangs I; erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung wie bspw. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsbereich, idealerweise im öffentlichen Dienst
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen
• Organisationsgeschick sowie eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie ein sicheres und freundliches Auftreten
• Hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Fähigkeit, auch in arbeitsintensiven Situationen den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen
• Teamfähigkeit, Flexibilität, Belastbarkeit und Serviceorientierung

Wir bieten Ihnen:

• Eine Eingruppierung in die Entgeltgruppe 8 TVöD
• Einen unbefristeten und sicheren Arbeitsplatz mit einem vielfältigen Aufgabenspektrum sowie eine moderne Arbeitsplatzausstattung
• Im Rahmen der dienstlichen Begebenheiten die Möglichkeit des mobilen Arbeitens sowie einer flexiblen Arbeitszeitgestaltung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und persönlichem Leben - die Stadt Verl wurde mit den Qualitätssiegeln „familienfreundlicher Arbeitgeber“ und „Attraktiver Arbeitgeber“ ausgezeichnet
• Eine attraktive zusätzliche Altersversorgung, die überwiegend arbeitgeberseitig finanziert wird; weitere Informationen sind auf der Website der KVW verfügbar.
• Angebote zur Entgeltumwandlung, eine Jahressonderzahlung, eine leistungsorientierte Bezahlung, Gewährung vermögenswirksamer Leistungen
• Corporate Benefits Angebote zur Gesundheitsförderung, betriebsärztliche Betreuung, Sportangebote
• Kostenfreie Parkplätze am Arbeitsplatz, städtische Ladesäulen für E-Fahrzeuge
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Assistentin / Assistent (m/w/d) des Bürgermeisters in Verl Die Stadt Verl sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt für das Büro des Bürgermeisters eine/einen Assistentin / Assistenten (m/w/d) des Bürgermeisters Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle mit einer regelmäßigen durchschnittlichen Arbeitszeit von 39 Stunden in der Woche. Die Stelle wird zeitgleich intern und extern ausgeschrieben. Externe Bewerberinnen und Bewerber werden nur dann berücksichtigt, wenn nach Ablauf der Bewerbungsfrist keine besser qualifizierten internen Bewerbungen vorliegen.

• Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen und gleichgestellter behinderter Menschen im Sinne des Sozialgesetzbuches, Neuntes Buch, sind ausdrücklich erwünscht und werden besonders berücksichtigt.
• Eine Stellenteilung und die Besetzung mit Teilzeitkräften sind möglich.