Assistent/in der Geschäftsführung/ Projektassistenz (Büroassistent/in)

Deine Aufgaben

• Du unterstützt die Geschäftsführung im Tagesgeschäft: Terminplanung, Reiseorganisation, Protokollführung sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings.
• Du übernimmst die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost (digital und analog) und sorgst für eine strukturierte Ablage.
• Du betreust unsere Telefonzentrale, nimmst Anrufe freundlich entgegen und bist erste Ansprechperson für Kunden, Geschäftspartner und Dienstleister.
• Du unterstützt in der vorbereitenden Buchhaltung, insbesondere: Erfassung und Kontierung von Rechnungen in DATEV, Pflege von Stammdaten sowie Unterstützung beim Mahnwesen.
• Du bereitest Unterlagen für unseren Steuerberater und die Geschäftsführung vor.
• Du unterstützt die Geschäftsführung in einzelnen Projekten, führst Protokolle und behältst den terminlichen Überblick.
• Du erstellst und pflegst Präsentationen, Berichte und Auswertungen, übernimmst allgemeine organisatorische Aufgaben im Office-Management und unterstützt uns bei der Teilnahme an VgV Verfahren.
• Du kümmerst Dich um unseren Social Media Auftritt.

Dein Profil

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann o.Ä.) oder mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion.
• Du gehst sicher mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) um und hast idealerweise Erfahrung mit DATEV in der Buchhaltungsvorbereitung.
• Du kommunizierst freundlich und souverän – am Telefon wie persönlich.
• Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und selbstständig und bewahrst auch in stressigen Situationen den Überblick.
• Diskretion, Zuverlässigkeit und Teamgeist sind für dich selbstverständlich.

Ergänzende Informationen:

Anforderungen an den Bewerber:

• Grundkenntnisse: Berichtswesen, Information, Büromaterialverwaltung, Software Datev Unternehmen online, Korrespondenz, Datev-Programm Rechnungswesen, Postbearbeitung, Präsentationsunterlagen erstellen, Buchführung, Buchhaltung, Terminplanung, -überwachung
• Erweiterte Kenntnisse: Besprechungsvorbereitung, -organisation, Büroorganisation, Büromanagement, E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Präsentationsprogramm PowerPoint (MS Office), Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Akten, Schriftgut verwalten, Projektassistenz, Büro- und Verwaltungsarbeiten

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