Assistent*in der Geschäftsführung (w/m/d) unserer Beteiligungsgesellschaft KVB GmbH

Geschäftsführung unterstützen: Du arbeitest eng und vertrauensvoll mit der Geschäftsführung unserer Beteiligungsgesellschaft zusammen und übernimmst vielfältige Sekretariats- und Organisationsaufgaben inklusive Korrespondenz, Wiedervorlage und Ablage.

• Termine koordinieren: Du planst, koordinierst, überwachst und priorisierst interne und externe Termine und kümmerst dich um die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Videokonferenzen und Sitzungen.
• Gremienarbeit begleiten: Du erstellst gemeinsam mit der Geschäftsführung Präsentationen, Vorlagen und Protokolle für Gremiensitzungen sowie für Lenkungs- und Arbeitskreise.
• Schnittstellen betreuen: Du pflegst die Kontakte zu internen und externen Ansprechpartner*innen, hältst Kontaktdaten aktuell und unterstützt bei der Kommunikation mit verschiedenen Schnittstellen.
• Sonderaufgaben übernehmen: Du unterstützt bei sachbearbeitenden Aufgaben und übernimmst bei Bedarf Sonderaufgaben, beispielsweise die Vorbereitung von Gremiensitzungen, die Organisation und Abrechnung von Dienstreisen sowie die Vorbereitung von Terminen mit Behörden, Politik und Öffentlichkeit.
• Vertretung sicherstellen: Du stellst die Urlaubs- und Krankheitsvertretung für die zu vertretende Assistenzfunktion im Gremienmanagement sicher.

Fachliche Qualifikation: Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und verfügst über mehrjährige Erfahrung in einer verantwortungsvollen Assistenzposition, idealerweise auf Bereichsleiterebene.

• Kommunikationsstärke zeigen: Du bist kommunikationsstark, arbeitest gerne im Team und vernetzt dich mit Optimismus und Empathie im Unternehmen. Dabei gehst du mit vertraulichen Informationen stets diskret und verantwortungsvoll um.
• Strukturiert arbeiten: Du arbeitest strukturiert und zielorientiert, verfügst über eine schnelle Auffassungsgabe für organisatorische Prozesse und interessierst dich für technische sowie unternehmerische Zusammenhänge.
• Digitale Kompetenzen einsetzen: Du verfügst über ausgezeichnete Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen und idealerweise über Grundkenntnisse in SAP.
• Digitalisierung mitgestalten: Du bist aufgeschlossen gegenüber der Digitalisierung von Arbeitsabläufen, neuen Technologien und digitalen Kommunikationsmethoden.

Unser Angebot an dich

• Betriebliche Altersvorsorge: Unser Invest in deine Zukunft - wir zahlen 4,25 % deines Gehalts in die Rheinische Zusatzversorgungskasse ein und tragen damit zu deiner privaten Altersvorsorge bei
• Zusatzversicherung: Wir bezuschussen Zusatzversicherungen wie z.B. Chefarztbehandlung oder Zahnzusatz mit 19,19 € im Monat
• Mobiles Arbeiten: Wir bieten dir die Flexibilität, bis zu 40 % deiner wöchentlichen Arbeitszeit deine Arbeitsumgebung ganz nach deinen Bedürfnissen zu gestalten – bspw. zu Hause oder im Café
• Individuelle Arbeitszeitgestaltung: Ob Frühaufsteher oder Langschläfer, ob Arzttermin oder Betreuungsengpass - teile deine Wochenarbeitszeit selbst flexibel ein