Assistenz der Bereichsleitung (m/w/d) - Bildung und Sport (Verwaltungsfachangestellte/r - Kommunalverwaltung)

Ihre Aufgaben:

Büro- und Terminorganisation der Bereichsleitung:**

• Terminkoordination
• Vorbereitung von Besprechungsunterlagen und Hintergrundinformationen
• Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen und Sitzungen
• Überwachung von Prioritäten, Terminen und offenen Aufgaben
• Dienstreiseorganisation und -abrechnung
• Bearbeitung von Postein- und -ausgang
• Entwurf und Überarbeitung von Schriftstücken, Präsentationen und Vorlagen
• Protokollführung von Sitzungen und Nachverfolgung von Aufgaben, insbesondere auch für die Sitzungen der Fachausschüsse (Bildungs- und Schulträgerausschuss und Sportausschuss), sowie des Beirats für Weiterbildung
• Ansprechpartner*in für interne und externe Anfragen
• Beschwerdemanagement
• Aktenführung und Archivierung
• Informationsaufbereitung für Entscheidungsprozesse
• Organisation und Koordination von Veranstaltungen
• Begleitung von Projekten und Sonderaufgaben
• Bearbeitungen der Krankmeldungen
• Verweisberatung

Sachbearbeitung Schulverwaltung:

• Unterstützung bei der Organisation der Betreuungsangebote der Betreuenden Grundschulen in städtischer Trägerschaft
• Erstellen der Möbelbedarfsplanung für Schulmobiliar
• Aufbereitung der Daten für die jährliche Schulanmeldungen
• Verwaltung von Schulträgerlizenzen
• Überwachung der Zeiterfassung für Schulsekretärinnen - Unterstützung bei der Büroorganisation von Schulverwaltung, Bildungsbüro und Sportförderung

Ihr Profil:

Sehr gute Methodenkompetenz, d.h.

• Organisations- und Koordinationsfähigkeit
• Fähigkeit zum strukturierten Arbeiten
• Sorgfältige und gewissenhafte Arbeitsweise
• Fähigkeit zu selbstständigem und vorausschauendem Arbeiten
• sehr gute Ausdruckfähigkeit in Wort und Schrift

Hohe Sozialkompetenz, insbesondere:

• Kommunikations- und Konfliktfähigkeit
• Durchsetzungsvermögen
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
• Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit
• Diplomatie und Toleranz

Hohe Selbstkompetenz, insbesondere:

• Belastbarkeit und Resilienz
• Eigenverantwortung und Engagement

Erfahrung im Bildungsbereich, z.B. Schulsekretariatsarbeit oder Schulverwaltung, sind von Vorteil

Ihre Voraussetzungen:

• abgeschlossene dreijährige kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung
• mehrjährige Berufserfahrung in der Verwaltung des öffentlichen Dienstes, vorzugsweise im Bildungsbereich, z.B. Schulsekretariatsarbeit oder Schulverwaltung

Wünschenswert:

• sicherer Umgang mit MS Office,
• Kenntnisse in Enaio

Wir bieten Ihnen:

• ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis
• eine interessante, vielseitige und anspruchsvolle Aufgabe in Worms
• verschiedene Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements
• Firmenfitness mit EGYM Wellpass
• betriebliche Sozialberatung
• attraktive Weiterbildungsangebote
• betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen
• Unterstützung bei Vereinbarkeit von Familie und Beruf, z.B. durch flexible Arbeitszeiten oder Telearbeit
• arbeitgebergefördertes Deutschlandticket, sowie eine sehr gute Verkehrsanbindung
• Fahrradleasing im Rahmen der Entgeltumwandlung

Bei der Stadtverwaltung Worms ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt beim Bereich 4 - Bildung in der Abteilung 4 - Bildung und Sport, eine Stelle in der - Entgeltgruppe 7 TVöD - unbefristet - mit einer regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von bis zu 39 Stunden zu besetzen.

Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden die Daten nach den Bestimmungen des Datenschutzes vernichtet.