Job-Nr. 7569990

Assistenz der Geschäftsführung (Kaufmann/-frau - Bürokommunikation) (m/w/d)

Tempton Personaldienstleistungen GmbH NL Karlsruhe Office vor 3 Tagen

VollzeitHybrid

StandortKarlsruhe (Baden), Baden-Württemberg

Unser Kunde ist ein dynamisches Unternehmen im Bereich Facility Management / Immobilienverwaltung. Sie stehen für Qualität, Zuverlässigkeit und technische Innovation. Zur Unterstützung der Geschäftsführung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte, organisatorisch starke Persönlichkeit für die Direktvermittlung.

Über Tempton

Mit über 11.000 Kolleginnen und Kollegen an bundesweit 240 Niederlassungen gehört Tempton zu den größten Personaldienstleistern Deutschlands. Unser gemeinsames Ziel: motivierte Jobsuchende und Unternehmen, die personelle Unterstützung suchen, zusammenzubringen.

Ihre täglichen Aufgaben:

Entlastung der Geschäftsführung: Operative und administrative Unterstützung im Tagesgeschäft.
Dienstleistermanagement: Kommunikation und Korrespondenz mit externen Dienstleistern, Nachunternehmern und Wartungsfirmen.
Termin- und Fristenüberwachung: Koordination von Wartungs-, Reparatur- und Prüfterminen (z.B. TÜV, Brandschutz).
Angebotswesen: Einholen, Prüfen und Vergleichen von Angeboten für haustechnische Anlagen.
Protokollführung: Organisation und Nachbereitung von Besprechungen, insbesondere bei Baustellenbesichtigungen oder Dienstleistergesprächen.
Dokumentation: Pflege der CAFM-Systeme (Computer-Aided Facility Management) und der technischen Dokumentation (Betriebs- und Wartungsanleitungen).
Projektunterstützung: Zuarbeit im Kostencontrolling und bei der Rechnungsprüfung.

Das bringen Sie mit:

Ausbildung: Kaufmännische Ausbildung (z. B. Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau) oder relevante Berufserfahrung.
Kommunikation: Verhandlungssicheres Deutsch in Wort und Schrift für die rechtssichere Korrespondenz mit Dienstleistern.
Durchsetzungsstärke: Souveräner, verbindlicher Umgang mit Handwerkern und externen Vertragspartnern.
Organisation: Strukturierte Arbeitsweise und hohe Multitasking-Fähigkeit. Nice-to-have :
Branchenerfahrung: einschlägige Stationen im Bereich TGA, SHK, Bauwesen, Immobilien oder Facility Management.
IT-Kenntnisse: Anwenderkenntnisse mit CAFM-Systemen oder gängiger Handwerker-/Bau-Software.

Diese Vorteile erwarten Sie bei Tempton

Sicherheit: Unbefristeter Arbeitsvertrag in einer krisenresistenten Zukunftsbranche.
Direktvermittlung: Schneller, transparenter Bewerbungsprozess direkt in die Festanstellung.
Einarbeitung: Strukturierter Onboarding-Prozess durch ein erfahrenes Team.
Benefits: Flexible Arbeitszeiten, Option auf mobiles Arbeiten (Homeoffice-Anteil)