Job-Nr. 68647296

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

FIBONA HR Solutions GmbH vor 1 Wochen

VollzeitHybrid

StandortWiesbaden, Hessen

Du bist First Point of Contact (ca. 30-40%)
Du nimmst das zentrale Firmentelefon an
Post, Kurier, Eingang: Du nimmst an, scannst, verteilst und behältst den Überblick
Terminmanagement für die Geschäftsleitung: Kalender, Abstimmungen, Vorbereitung
Geschäftsbriefe erstellen und Korrespondenz führen Säule 2:
Du hältst Immobilien-Abläufe am Laufen (ca. 30-40%)
Verträge zusammenführen: Bauverträge, Mietverträge, Anlagenverzeichnisse
Nebenkostenabrechnungen erstellen
Bürgschaften im Blick: Anfordern, Fristen überwachen, Rückgaben koordinieren
Rechnungseingang verwalten: Datum, Zahlungsziel, Skonto
Mieterkorrespondenz und allgemeine Schriftverkehr im Immobilienbereich Säule 3:
Unternehmensgruppe und Sonderthemen (ca. 20-25%)
Anfragen der Unternehmensgruppe kommen bei dir an
Materialbeschaffung, Dienstleister für Gebäude, übergeordnete Themen der Gruppe
Und dann gibt es die Dinge, die keiner vorausplant – da bist du die Ruhe selbst Dein Profil. Das bringst du unbedingt mit:

Erfahrung im Immobilien-, Bau- oder Verwaltungsumfeld: Du kennst Bauverträge, Nebenkostenabrechnungen, Bürgschaften, nicht als Profi, aber als jemand, der weiß, worum es geht
Extreme Genauigkeit: Keine Rechtschreibfehler in Geschäftsbriefen, keine falschen Summen in Vertragsunterlagen
Fristen sind für dich heilig: Du verlierst keine Deadline
Du kannst mit einem direkten Ton umgehen und gibst ihn professionell weiter
MS Office (Outlook, Word, Excel) ist dein tägliches Werkzeug
Du möchtest in Wiesbaden mit einem Team vor Ort arbeiten Das wäre schön, ist aber kein K.O.:
Kenntnisse in Wincasa oder vergleichbarer Immobiliensoftware
Erste Berührungspunkte mit KI-Tools / MS Copilot
Kaufmännische Ausbildung Wir bieten StandortHauptverwaltung Wiesbaden Arbeitsbeginnnach Absprache ArbeitsumfangVollzeit Was dich erwartet...

Private Kranken-Zusatzversicherung: kostenlos, ohne Gesundheitsprüfung, ohne Wartezeit
Mitarbeiterkonditionen in den Hotels der Unternehmensgruppe
Ein freier Tag an deinem Geburtstag
Ein Homeoffice-Tag pro Woche nach erfolgreicher Einarbeitung
Du gestaltest aktiv mit: FIBONA digitalisiert; Microsoft Copilot und KI-Agents kommen
Ein hundefreundliches Büro
Direkter Einblick in echte Bauprojekte (aktuell: neues Hotel in Lindau) Die Fakten:
Montag bis Freitag | 40 Stunden/Woche | Kernzeit: bis 08:30 Uhr vor Ort in Wiesbaden
4.500 – 5.000 € brutto/Monat + Bonus ca. 1 Monatsgehalt (Gesamtentwicklung FIBONA)
Vollständig vor Ort – die Stelle ist als Präsenzstelle konzipiert