Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

In dieser Rolle bist Du die zentrale Ansprechperson (m/w/d) für Termin­organisation, Reiseplanung, Gäste­betreuung und Präsentations­vorbereitung und sorgst so für einen reibungslosen Ablauf im Tages­geschäft unserer Geschäftsführung. Pers­pektivisch kannst Du zudem einzelne Aufgaben für weitere Führungs­kräfte im Unternehmen übernehmen.

• Du organisierst, koordinierst und verfolgst eigenständig Termine und pflegst den Kalender der Geschäfts­führung
• Du bereitest Meetings vor und nach; inklusive Protokoll­führung, Erstellung von Präsentationen und weiteren Unterlagen
• Du verfolgst die in Meetings vereinbarten Maßnahmen nach und stellst deren Umsetzung sicher
• Du planst und buchst Geschäftsreisen (national und international) inklusive Reisekosten­abrechnung, auch für weitere Führungs­kräfte
• Du organisierst und koordinierst Bewirtung / Catering bei Besuchen von Konzerngästen, VIPs und Geschäfts­partnern vor Ort
• Du unterstützt die Geschäfts­führung administrativ und organisatorisch im Tages­geschäft
• Du bist erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen an die Geschäfts­führung und leitest diese bei Bedarf an die zuständigen Fach­bereiche weiter
• Du übernimmst die allgemeine Büro­organisation sowie die Pflege von Ablage- und Wiedervorlage­systemen
• Du unterstützt bei der Vor- und Nachbereitung von Veranstal­tungen und internen Events

Du behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleich­zeitig auf Dich einprasseln, und Termine, Reisen oder ein spontaner Besuch von Konzerngästen sich kurzfristig übers­chneiden? Du hast Lust auf eine abwechslungs­reiche und verantwortungs­volle Tätigkeit direkt an der Seite der Geschäftsführung? Du siehst Dich nicht nur als Verwalterin (m/w/d) von Kalendern, sondern als verlässliche und vertrauens­volle Ansprechperson (m/w/d), die voraus­schauend mitdenkt und Dinge einfach organisiert bekommt? Perfekt! Wenn Du jetzt noch die folgenden Skills mitbringst, bist Du unsere Traum­kandidatin(m/w/d):

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichb­are Quali­fikation
• Du bringst erste bis mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion mit, idealer­weise auf Geschäftsführungsebene
• Du sprichst fließend Englisch in Wort und Schrift – das ist für uns ein Muss
• Du trittst freundlich und verbindlich auf und hast Freude am Umgang mit Gästen und Geschäfts­partnern
• Du kommunizierst sicher auf allen Hierarchie­ebenen, intern wie extern Du bist zeitlich flexibel, insbesondere für gelegentliche Termine, Besuche und Veranstaltungen außerhalb der regulären Geschäfts­zeiten

Unser Angebot:

• Dein Arbeitsplatz: moderne Arbeits­bedingungen; mitten im Herzen Hamburgs; gute Anbindung mit den öffent­lichen Verkehrs­mitteln; hauseigene Kantine; Kaffee, Wasser und Tee immer kosten­los; flexibles Arbeiten, mit der Möglich­keit, im Homeoffice tätig zu werden
• Gehalt und Sozialleistungen: 13,5 Gehälter; Bezuschussung des Job-Tickets; JobRad; Vermögens­wirksame Leistungen und Zuschuss zur betrieb­lichen Alters­vorsorge; 30 Tage Jahres­urlaub; zudem bieten wir Sonderurlaub für besondere Ereignisse
• Work-Life-Balance: Freizeitraum; Bezu­schussung von WELLPASS; betrieb­liche Gesundheits­förderung und externe Mitarbeiter­beratung
• Weiterentwicklungsmöglichkeiten: individuelle Seminare oder Gruppen­trainings finden auch bei uns Umsetzung