Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) (Betriebswirt/in (Hochschule))

Als zentrale Ansprechperson unterstützen Sie die Geschäftsführung, organisieren den Büroalltag und begleiten die Arbeit unserer ehrenamtlichen Gremien.Assistenz und Büroorganisation

• organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung sowie Terminplanung und Pflege des Teamkalenders
• Erstellung und Bearbeitung von Schreiben, Korrespondenz und Unterlagen
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie Betreuung des zentralen E-Mail-Postfachs
• Empfang und Betreuung von Gästen, Annahme von Telefonaten und Weiterleitung von Anliegen
• Abstimmung und Organisation notwendiger Vertretungen innerhalb des Teams
• Vorbereitung von Dienstreiseaufträgen Gremienarbeit und Sitzungsmanagement
• organisatorische Vor- und Nachbereitung der Vorstandssitzungen und Vertreterversammlungen einschließlich Einladungen, Sitzungsunterlagen und Protokollführung
• Auswertung von Protokollen und Berichten aus der Kammer- und Gremienarbeit, der Bundesingenieurkammer sowie von Dienstreisen im Hinblick auf relevante Informationen und Handlungsbedarf
• Weiterleitung von Beschlüssen und daraus resultierenden Aufgaben an die zuständigen Mitarbeitenden in Abstimmung mit der Geschäftsführung
• Bereitstellung der Protokolle im internen Bereich der Website
• Pflege der Mitgliederübersichten von Gremien und Ausschüssen sowie Organisation der zugehörigen Kommunikation Mitgliederbetreuung und Veranstaltungen
• Organisatorische Betreuung der regionalen Beratungsstellen
• Vorbereitung und Begleitung regionaler Mitgliederversammlungen, des BBIK-Dialogs und weiterer Veranstaltungen
• Pflege von Kontaktdaten in der Mitgliederverwaltung Organisation der Geschäftsstelle
• Bestellung und Verwaltung von Büromaterial sowie Besorgungen für die Geschäftsstelle
• Verwaltung und Vorbereitung der Besprechungsräume einschließlich Bewirtung sowie Sicherstellung von Ordnung, Sauberkeit und erforderlichen Hygienemaßnahmen
• Betreuung von Bibliothek und Archiv

• einen kaufmännischen oder verwaltungsbezogenen Studienabschluss oder eine vergleichbare Qualifikation
• idealerweise Erfahrung in der Assistenz, im Sekretariat oder in der Büroorganisation
• eine strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise sowie Freude an organisatorischen Aufgaben
• sehr gute Deutschkenntnisse und Sicherheit beim Verfassen von Schreiben und Protokollen
• einen sicheren Umgang mit gängigen Office-Anwendungen und die Bereitschaft, sich in unsere Verwaltungsprogramme einzuarbeiten
• ein freundliches, verbindliches Auftreten, Teamgeist und einen serviceorientierten Umgang mit Mitgliedern, Ehrenamtlichen und Gästen
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen

Das erwartet Sie

• eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit mit eigenem Aufgabenbereichmit und direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• enger Kontakt zu Mitgliedern, Gremienvertretern und Kooperationspartnern
• kurze Entscheidungswege und Raum, organisatorische Abläufe mitzugestalten
• Vollzeit/Teilzeit mit mindestens 30 Wochenstunden
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten, flexible Arbeitszeiten
• ein zunächst bis zum 31. Mai 2028 befristetes Arbeitsverhältnis. Bei erfolgreicher Zusammenarbeit besteht die Perspektive auf eine unbefristete Weiterbeschäftigung