Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) (Managementassistent/in)
Die MRI Service GmbH und die MRI Carelog GmbH sind Tochtergesellschaften des TUM Universitätsklinikums Rechts der Isar.Wir übernehmen mit unseren ca. 700 Mitarbeiter*innen an drei Standorten im Herzen von München zentrale Dienstleistungen für das Klinikum wie die Unterhalts- und Glasreinigung, die gastronomische Versorgung aller Patient*innen sowie Mitarbeiter*innen, Cateringservices und weitere infrastrukturelle Services. Damit leisten wir einen wesentlichen Beitrag zur exzellenten Patientenversorgung sowie zu Forschung und Lehre.Der Bereich Geschäftsführung & Administration bildet dabei das organisatorische Rückgrat. Hier werden zentrale kaufmännische und administrative Aufgaben gebündelt - von der Finanzbuchhaltung über das Personalwesen bis hin zum Qualitätsmanagement. Für die direkte Unterstützung der Geschäftsführung suchen wir ab sofort Verstärkung.
Das erwartet dich
- Unterstützung der Geschäftsführung bei allen organisatorischen und administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft
- Terminmanagement, Kalenderpflege sowie Koordination und Vorbereitung von Besprechungen
- Bearbeitung des Telefons, des E-Mail-Postfachs und der allgemeinen Korrespondenz für die Geschäftsführung
- Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Sitzungen, Besprechungen und Veranstaltungen
- Empfang und Betreuung von Gästen, Geschäftspartnern und weiteren externen Ansprechpartnern
- Erstellung, Aufbereitung und Ablage von Unterlagen, Präsentationen und Protokollen
- Unterstützung bei organisatorischen Projekten und Sonderaufgaben der Geschäftsführung
- Schnittstellenfunktion zu internen Bereichen externen Ansprechpartnern
- Unterstützung bei Bewerbungsprozessen und ausgewählten Personalthemen
- Verlässliche, diskrete und vertrauliche Bearbeitung von Informationen und Vorgängen
Du bringst mit
- Mehrjährige Erfahrung im Sekretariat, in der Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren Position
- Sehr gute Organisationsfähigkeit sowie eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
- Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und die Fähigkeit, Prioritäten sicher zu setzen
- Sicheres, freundliches und professionelles Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartnern
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeit sowie ein sicherer und serviceorientierter Umgang mit Telefon und E-Mail
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office und im Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln
- Diskretion und ein souveräner Umgang mit vertraulichen Informationen
- Flexibilität und Bereitschaft, auch kurzfristig auf organisatorische Anforderungen der Geschäftsführung zu reagieren
- Eigeninitiative sowie Freude daran, Abläufe vorausschauend zu organisieren und Lösungen selbstständig umzusetzen
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens C1)
Wir bieten Dir
- Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem sinnstiftenden Umfeld
- Die Möglichkeit, die Digitalisierung und Modernisierung unserer Verwaltung in den kommenden Jahren aktiv mitzugestalten
- Viel Gestaltungsspielraum beim Aufbau neuer Prozesse, Strukturen und Arbeitsweisen
- Schrittweise Übernahme von mehr Verantwortung im Verwaltungsbereich
- Ein engagiertes und dynamisches Team mit kurzen Entscheidungswegen
- Selbstverwirklichung durch eine abwechslungsreiche und fachlich anspruchsvolle Tätigkeit mit interdisziplinärer Zusammenarbeit
Rahmenbedingungen intern
- Arbeitszeit: Vollzeit, regelmäßige Wochenarbeitszeit 38,5 Stunden
- Urlaub: 30 Tage pro Jahr
- Vertrag: Unbefristet
- Home-Office: Möglichkeit nach Absprache
- Arbeitsort: München am Max-Weber-Platz
- Vergütung: Faire Vergütung
- Erforderliche Nachweise: Nachweis über einen ausreichenden Masernschutz gemäß § 20 Abs. 9 Infektionsschutzgesetz (IfSG)