Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) – Schwerpunkt Immobilien & Buchhaltung (auch HomeOffice, 20h)

Deine Aufgaben:

• Immobilienverwaltung für unser Portfolio:
• Betriebskostenabrechnungen erstellen und mit Mietern kommunizieren
• Mietverträge, Mietanpassungen und Übergabeprotokolle verwalten
• Besichtigungen koordinieren (ggf. mit Unterstützung der Geschäftsführung)
• Hausmeister und Handwerker disponieren (Instandhaltung, Reparaturen)
• Buchhaltung (Lexoffice) für mehrere Gesellschaften:
• Belege kontieren, Zahlungsläufe vorbereiten
• Umsatzsteuervoranmeldungen vorbereiten (umsatzsteuerbefreite und -pflichtige Vorgänge)
• Offene-Posten-Listen führen
• Ggf. Lohnabrechnung (nach Einarbeitung)
• Büroorganisation & Post:
• Eingangspost der Gesellschaften und der Geschäftsführung digitalisieren und bearbeiten
• Fristen überwachen (Mietverträge, Steuertermine, Versicherungen)
• Gesellschafterkommunikation (Terminabstimmung, Protokolle)
• Vertragsmanagement:
• Mietverträge, Dienstleisterverträge und Übergabeprotokolle erstellen/aktualisieren

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokauffrau, Immobilienkauffrau, Steuerfachangestellte) oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung mit Buchhaltungssoftware (Lexoffice ideal, aber nicht zwingend – wir schulen ein!)
• Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise – du arbeitest selbstständig im Home-Office und organisierst dich selbst
• Führerschein Klasse B und Bereitschaft für gelegentliche Termine vor Ort (Brühl/Bonn)
• Sorgfalt im Umgang mit sensiblen Daten (Mieter-, Finanz- und Gesellschafterinformationen)

Nice-to-have:

• Erfahrung mit Betriebskostenabrechnungen oder Mietrecht
• Kenntnisse in Umsatzsteuer (insb. §4 Nr. 21 UStG – umsatzsteuerbefreite Leistungen)
• Affinität für digitale Tools (Cloud-Speicher, E-Signatur, Ticketsysteme)

Wir bieten:

• Flexibles Home-Office mit 1–2 Präsenzterminen pro Woche in Brühl
• Abwechslungsreiche Aufgaben in einem wachsenden Unternehmen
• Faire Bezahlung von 18–22 €/Stunde (je nach Erfahrung)
• Einarbeitung & Mentoring durch die Geschäftsführung (inkl. Dokumentation der Prozesse)
• Moderne Arbeitsmittel (Lexoffice, Cloud-Speicher, Kollaborationssoftware)

Perspektive: Bei guter Zusammenarbeit Möglichkeit zur Aufstockung der Stunden oder Übernahme weiterer Verantwortung

Deine Rolle: Du unterstützt die Geschäftsführung als rechte Hand für Immobilienverwaltung, Unternehmensführung, Buchhaltung und Büroorganisation – von der Betriebskostenabrechnung über Mieterkommunikation bis zur Vorbereitung von Umsatzsteuervoranmeldungen. Die Stelle ist Home-Office-basiert, mit 1–2 Präsenzterminen pro Woche in Brühl (Villa Kaufmann) oder nach Absprache in Bonn/Koblenz.

Rahmenbedingungen:

• Umfang: 20 Stunden/Woche (flexible Zeiteinteilung, Kernzeiten nach Absprache)
• Vertrag: Teilzeit-Anstellung (zunächst 3 Monate Probezeit als Minijob möglich)
• Start: Ab sofort oder nach Vereinbarung