Assistenz der Geschäftsführung & Office Manager*in (m/w/d)

Du sorgst dafür, dass unser Büroalltag organisiert, strukturiert und effizient abläuft.Dabei übernimmst du unter anderem folgende Aufgaben:

• Du bist die erste Anlaufstelle für Anrufe und unsere zentrale E-Mail-Adresse.Du koordinierst eingehende Anfragen und sorgst dafür, dass sie schnell und zuverlässig bei den richtigen Ansprechpartner*innen ankommen.
• Du organisierst Besprechungen, Schulungen, Dienstreisen und unsere Team-Events – und sorgst dafür, dass im Büro alles rundläuft.
• Du unterstützt die Geschäftsführung und unsere Projektteams bei administrativen Aufgaben – von der Angebotserstellung über die Vertragsverwaltung bis hin zur Verrechnung und Projektdokumentation.
• Du bereitest gemeinsam mit der Geschäftsführung die Unterlagen für die Buchhaltung und den Steuerberater vor und bist hierfür eine wichtige Ansprechperson.
• Du unterstützt bei der Pflege unserer Homepage und unserer Social-Media-Kanäle und koordinierst kleinere Inhalte und Aktualisierungen.
• Du übernimmst allgemeine organisatorische und administrative Aufgaben und hältst unserem Team den Rücken frei.
• Du bringst dich aktiv bei der Weiterentwicklung unserer Büroorganisation und internen Abläufe ein.

Das bringst du mit

• Du hast eine abgeschlossene Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und idealerweise bereits Erfahrung im Office Management, in der Assistenz oder in einer organisatorischen oder kaufmännischen Tätigkeit.
• Du gehst sicher mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint und Outlook) um; Erfahrung mit ERP-Systemen ist von Vorteil.
• Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und selbstständig und verfügst über ein ausgeprägtes Organisationstalent.
• Du trittst freundlich und serviceorientiert auf und arbeitest gerne mit unterschiedlichen Menschen zusammen.
• Hohes Verantwortungsbewusstsein sowie absolute Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen sind für dich selbstverständlich.
• Du interessierst dich für technische Themen und möchtest mit deiner Arbeit zum Erfolg anspruchsvoller Ingenieurprojekte beitragen.
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse sind für unsere internationalen Projekte von Vorteil.

Anforderungen an den Bewerber: Grundkenntnisse: Büroorganisation, Büromanagement, Management Erweiterte Kenntnisse: Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Präsentationsprogramm PowerPoint (MS Office)

• Ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet mit viel Gestaltungsspielraum.
• Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld in einem motivierten und kollegialen Team.
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege.
• Flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit, teilweise im Homeoffice zu arbeiten.
• Ein individuelles Benefit-Budget, das du nach deinen Bedürfnissen nutzen kannst – z. B. für JobRad.
• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten.
• Eine leistungsgerechte Vergütung, die deiner Qualifikation, Berufserfahrung und Verantwortung entspricht.

Das erwartet dich

Teilzeit oder Vollzeit (20-40 Stunden/Woche) Standort: Konstanz Eintritt: zum nächstmöglichen Zeitpunkt