Assistenz der Geschäftsführung & Teamleitung (m/w/d)

Deine Aufgaben

• Du unterstützt die Geschäftsführung sowie die Teamleiter im Tagesgeschäft und im Sales
• Du koordinierst Termine, behältst Kalender im Blick und sorgst für reibungslose Abstimmungen
• Du organisierst Veranstaltungen und Meetings – von der Planung bis zur Durchführung und Nachbereitung
• Du empfängst Kunden und Besucher und sorgst für einen professionellen Eindruck
• Du übernimmst die Telefonkommunikation und bist erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen
• Du erledigst Botengänge und wickelst Spesenabrechnungen zuverlässig ab
• Du unterstützt bei administrativen Aufgaben und sorgst dafür, dass im Office alles reibungslos läuft
• Du koordinierst das Fuhrparkmanagement

MUST HAVE

• Du bist kommunikativ, professionell und aufgeschlossen – mit einem sicheren, verbindlichen Auftreten gegenüber Kunden, Führungskräften und am Telefon
• Vertrauenswürdigkeit und Verschwiegenheit sind für dich selbstverständlich
• Du besitzt ein ausgeprägtes Organisationstalent und arbeitest strukturiert und eigenverantwortlich, auch wenn mehrere Aufgaben gleichzeitig anfallen
• Du denkst mit und vorausschauend – du erkennst notwendige nächste Schritte selbstständig und gehst sie proaktiv an
• Du besitzt ein selbstbewusstes Auftreten, mit dem du der Geschäftsführung und den Lead PMs wirksam den Rücken freihältst
• Haltung und Engagement zeichnen dich aus – du sprichst Themen aktiv an und packst mit an, statt abzuwarten
• Du bringst eine schnelle Auffassungsgabe und Flexibilität mit und behältst auch in stressigen Momenten einen kühlen Kopf
• Du bist sicher im Umgang mit gängigen Office-Anwendungen und hast Prozessverständnis
• Du bist bereit die Extrameile zu gehen
• Exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse

NICE TO HAVE

• Du hast bereits Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren Position
• Erfahrung im Bereich Vertriebsunterstützung / Sales
• Kenntnisse in der Organisation von Veranstaltungen

Was wir bieten

• Absolut ernst gemeinter Anspruch die Besten im Projektmanagement zu sein, Projektmanagement in Perfektion umzusetzenund damit Projekte erfolgreich zumachen
• Sinnstiftende Arbeit, die einen Unterschied macht
• Einexzellentes Onboarding
• Die Möglichkeit dich persönlich und beruflich stets weiterzuentwickeln
• Ein unterstützendes, befähigendes und abwechslungsreiches Arbeitsumfeld
• Ein wissbegieriges, offenes und inspirierendes Team, das mehr Chancen als Probleme sieht
• Zugang zu faszinierenden Projekten in relevanten Branchen
• Eine inspirierende und wohltuende Arbeitsumgebung
• Regelmäßige & besondere Team-Events
• Wöchentliche 1:1s mit deiner Führungskraft für offenen Austausch und kontinuierliches Feedback
• Freie Getränke & Snacks im Office

Wir suchen eine kommunikationsstarke und diskrete Assistenz, die Freude daran hat, den Überblick zu behalten, wenn andere den Kopf voll haben. Du bist erste Anlaufstelle für Kunden, rechte Hand der Geschäftsführung und Organisationstalent für alles, was im Tagesgeschäft anfällt – von Terminen über Veranstaltungen bis zur Spesenabrechnung. Wenn du gerne den Hut aufhast, wenn es organisatorisch wird, Vertraulichkeit für dich selbstverständlich ist und du dabei stets professionell und aufgeschlossen auftrittst, dann bist du bei uns genau richtig!