ASSISTENZ DER GESCHÄFTSFÜHRUNG - VOLLZEIT [m|w|d] (m/w/d)
Unsere Vision ist es, die Position als Marktführer in unserer Branche konsequent auszubauen. Das gelingt nur, wenn die Geschäftsführung sich auf Strategie und Wachstum konzentrieren kann — und sich zu 100 % darauf verlassen kann, dass alles andere zuverlässig erledigt wird. Für diese zentrale Rolle suchen wir eine Person, die eigenständig mitdenkt, aktiv umsetzt und die Entlastung der Geschäftsführung mit Präzision, Übersicht und Eigenverantwortung vorantreibt. Dein Aufgabenbereich teilt sich etwa hälftig in wiederkehrendes Tagesgeschäft und eigenverantwortliche Projekte der Geschäftsführung.
Als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) arbeitest du täglich eng mit unserem Geschäftsführer zusammen. Du übernimmst einen fest definierten Bereich im Tagesgeschäft — vorbereitende Buchhaltung und Bewerbermanagement — und führst darüber hinaus Projekte der Geschäftsführung eigenständig von A bis Z aus: von der Messeorganisation bis zur Lieferantensuche. Die gesamte Arbeit läuft strukturiert über ClickUp — Routineaufgaben als klare Daily-, Weekly- und Monthly-Zyklen, Einmalprojekte als Aufgaben, die du eigenverantwortlich zum Abschluss bringst.
Dein Tagesgeschäft — klar strukturiert über ClickUp:
- Bewerbermanagement & Onboarding — Du prüfst eingehende Bewerbungen, führst telefonische Erstgespräche als Vorstufe zum Gespräch mit der Geschäftsführung und organisierst das Onboarding neuer Mitarbeiter.
- Vorbereitende Buchhaltung — Du steuerst einen stark systematisierten Bereich mit klaren Checklisten und digitalen Tools: Rechnungen, offene Posten, Abrechnungen.
- Kommunikation der Geschäftsführung — Du sichtest das E-Mail-Postfach der Geschäftsführung, beantwortest Anfragen eigenständig und steuerst die laufende Influencer-Kommunikation inklusive Terminvereinbarung und Gewinnung neuer Partner.
- Kontrolle & Sicherung der Abläufe (KPI-/Qualitätskontrolle) — Du behältst im Blick, dass Aufgaben und KPIs im Team erledigt werden, hakst nach und sorgst für Verbindlichkeit.
- Geschäftsreisen & Erledigungen — Du planst und begleitest Geschäftsreisen (Dubai, Kundenbesuche in Europa), bereitest Messen und Meetings nach und übernimmst Recherchen sowie persönliche Erledigungen für die Geschäftsführung.
Deine Projekte — eigenverantwortlich von A bis Z:
- Messeauftritte organisieren — Du planst und koordinierst unsere internationalen Auftritte in Frankfurt und Dubai von der Standbuchung bis zur Nachbereitung.
- Produkteinführungen koordinieren — Du steuerst Zeitpläne, Beteiligte und offene Punkte, damit Launches termingerecht stattfinden.
- Lieferanten finden — Du recherchierst, kontaktierst und vergleichst Anbieter und bereitest die Entscheidung für die Geschäftsführung vor.
- IT- und Automatisierungsprojekte vorantreiben — Du hältst Dienstleister und interne Beteiligte auf Kurs, bis das Projekt live ist.
- Sehr strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch
- Schnelle Auffassungsgabe, hohe Disziplin und Belastbarkeit unter Leistungsdruck
- Fähigkeit, bestehenden Prozessen präzise zu folgen und diese eigenständig weiterzuentwickeln
- Eigenverantwortliches Arbeiten: Du bringst Aufgaben zum Abschluss, ohne dass jemand nachfassen muss
- Klare, verbindliche Kommunikation — intern wie extern
- Absolute Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Ein abgeschlossenes Bachelor- oder Masterstudium (z.B. BWL, Wirtschaftswissenschaften, Wirtschaftsingenieurwesen)
- Alternativ: eine kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokaufmann/-frau, Industriekaufmann/-frau, Handelsfachwirt) mit mindestens 3 Jahren Berufserfahrung
Wir bieten
Gehalt & Entwicklungsmöglichkeiten: Gehalt: 4.000 € brutto/Monat Die Stelle ist in Vollzeit vor Ort in Lohr am Main zu besetzen. Aufstiegsmöglichkeiten in den nächsten Jahren sind vorhanden. Du erhältst persönliche Förderung durch die Geschäftsführung und Zugriff auf Fortbildungen & Tools. Eine Auswahl deiner Vorteile:
- Unbefristeter Arbeitsvertrag in einem wachstumsstarken, international tätigen Unternehmen
- Tägliche direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung — du siehst, wie ein internationales Unternehmen geführt wird
- Ganze Projekte statt Zuarbeit: Du übernimmst Verantwortung von Anfang bis Abschluss
- Klare Prozesse, moderne Tools und eine digitale Arbeitsweise — kein Chaos, sondern System
- Strukturierte Einarbeitung mit Zugang zu unserem digitalen Schulungsportal (Erklärvideos, Checklisten)
- Teilnahme an internationalen Events und Messeauftritten (Frankfurt, Dubai)
Einarbeitung:
In deiner Einarbeitungsphase von 2 bis 4 Monaten (je nach Vorerfahrung) steht dir ein persönlicher Ansprechpartner zur Seite. Du erhältst Zugriff auf unser digitales Schulungsportal mit jobrelevanten Erklärvideos und Checklisten – damit du jederzeit genau weißt, was zu tun ist.