Assistenz der Geschäftsführung/Teamassistenz (m/w/d)

Assistenz der Geschäftsführung / Verein

• Organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen, Sitzungen und Gremienformaten.
• Unterstützung bei der Kommunikation und Zusammenarbeit mit Vorstand, Mitgliedern und weiteren internen sowie externen Ansprechpersonen.
• Mitwirkung bei der Organisation und Begleitung von Vereins- und Veranstaltungsformaten sowie bei Aufgaben der Mitgliederverwaltung.

Sekretariat / Verwaltung

• Sicherstellung eines reibungslosen Sekretariats- und Verwaltungsablaufs, insbesondere in den Bereichen Bestellwesen, Postbearbeitung, Rechnungskoordination und allgemeine Büroorganisation.
• Betreuung zentraler organisatorischer Prozesse, darunter E-Mail-Postfach, Telefon, Schlüsselverwaltung, und Zusammenarbeit mit Hausverwaltung und externen Dienstleistenden.
• Ansprechperson für allgemeine organisatorische Anliegen in der Geschäftsstelle sowie Unterstützung bei Verwaltungsaufgaben.

IT

• Koordination der technischen Ausstattung sowie Unterstützung bei allgemeinen IT-bezogenen Fragestellungen im Arbeitsalltag.
• Schnittstellenfunktion zu externen Dienstleistenden und Mitwirkung bei der Betreuung zentraler digitaler Anwendungen und Systeme (Raumbuchungssystem, Administration digitales Rechnungsfreigabesystem)
• Koordination der interne IT-Runde der Standorte

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Verwaltungsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Office-Management-Bereich.
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise.
• Sicherer Umgang mit digitalen Anwendungen und organisatorischen Prozessen.
• Freundliches und verbindliches Auftreten sowie eine hohe Serviceorientierung.
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpersonen.
• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und ein guter Überblick auch in arbeitsintensiven Situationen.

Unser Angebot:

• Wir bezahlen diese Stelle in Anlehnung an den TV-L E 8 (bei passenden Voraussetzungen).
• Wir bieten unseren Mitarbeitenden bedarfsgerechte Fortbildungsmöglichkeiten.
• Sie erhalten eine qualifizierte Einarbeitung durch das Team und werden gut in die Trägerstruktur integriert.
• Sie wirken in einem interessanten und abwechslungsreichen Handlungsfeld mit und leisten einen Beitrag, mehr Gesundheit für alle zu ermöglichen.
• Mit uns lassen sich Familie und Beruf sehr gut vereinbaren. - Wir bieten flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten, u.a. durch mobiles Arbeiten.

Homeoffice: Umfang: Nach Vereinbarung