Assistenz der Institutsleitung & Mitarbeiter Empfang (m/w/d) (Kaufmännische Fachkraft)

Ihre Aufgaben

• Assistenz der Institutsleitung
• Betreuung und Bewirtung von Besuchern sowie Kunden
• Telefondienst
• Die Koordination des Posteingangs und -ausgangs und Verwaltung des zentralen E-Mail Postfachs
• Die Koordination der Paketannahme, Verteilung und Versand - Die Durchführung administrativer Tätigkeiten wie z.B. Reisemanagement

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung mit kaufmännischem Hintergrund oder im Verwaltungsbereich
• Erste Berufserfahrung am Empfang wünschenswert
• Fortgeschrittene Kenntnisse der administrativen Verwaltung und der Kundenbetreuung
• gute Kenntnisse in Outlook, Word, PowerPoint, Excel
• Gute Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit und Flexibilität - Zuverlässigkeit sowie teamorientierte und selbständige Arbeitsweise - Gute Deutsch- und Englischkenntnisse

Ergänzende Informationen:

Anforderungen an den Bewerber: Grundkenntnisse: Ablage, Registratur, Besprechungsvorbereitung, -organisation, Büromaterialverwaltung, Auskünfte erteilen, Korrespondenz, Kunden-, Besucherempfang, Pförtnertätigkeit, Gästebetreuung, Phonotypie, Postbearbeitung, Hotelempfang, Korrekturlesen, Büro- und Verwaltungsarbeiten, Telefondienst, Kundenberatung, -betreuung

Das bieten wir

• Innovatives Arbeitsumfeld: hochmodernes Forschungsinstitut, mit enger Verbindung zur Industrie
• Zukunftssichere Karriere: beständiger und zukunftsgewandter Arbeitsplatz. Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle.
• Faire Vergütung: Unsere Gehaltsstruktur orientiert sich am öffentlichen Dienst nach TV-L.
• Erweitertes Urlaubsangebot: 30 Tage Urlaub pro Jahr sowie arbeitsfreie Tage am 24. Dezember und 31. Dezember. Nutzung des vorhandenen Arbeitszeitkontos bei der Betriebsschließung zwischen Weihnachten und Neujahr sowie an Brückentagen
• Fortbildung und Entwicklung: Profitieren Sie von attraktiven Weiterbildungsmöglichkeiten
• Gesundheit und Lifestyle: Teilnahme an erstklassigen Gesundheitsprogrammen wie Hansefit und weitere Vorteilsprogramme
• Überdurchschnittliche Altersvorsorge
• Zuschuss zu Mahlzeiten
• Mobilitätsunterstützung: Zuschüsse für öffentliche Verkehrsmittel und Jobrad

Freiräume für Ideen und Entdeckungen

Wir suchen am Standort Villingen-Schwenningen ab sofort

Assistenz der Institutsleitung & Mitarbeiter Empfang (m/w/d)