Assistenz (m/w/d) (Arbeitsassistent/in)

Was sind Ihre Aufgaben?

• Führung des Vorzimmers des Vorstandes am Standort Kiel mit allen anfallenden Assistenzaufgaben, Terminabstimmung und Terminorganisation sowie organisatorische Vorbereitung von Terminen und Sitzungen des Vorstands
• Reisevorbereitung sowie Reisekostenabrechnung des Vorstandes
• Unterstützung bei Vorstandsprojekten sowie bei der Sitzungsvorbereitung von Amtsleitungstagungen
• Erstellen von Entscheidungsvorlagen / Präsentationen durch Recherche, Ausarbeitung von Themen und Themenfeldern
• Korrespondenz des Vorstandes, Bearbeitung des Posteingangs (Papier / E-Mail)
• Veranstaltungsmanagement: Unterstützung bei Veranstaltungen in Kiel in Vertretung

Assistenz im Projekt MATS

• Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Terminen und Sitzungen des Projektteams u.a. Workshops mit externen Gästen (z.B. Präsenz-PSAs, Teamworkshops) oder internen Sitzungen: Jour Fixe, Lenkungsgruppensitzungen
• Terminabstimmung und Terminorganisation für den Vorstand und die MATS-Projektleitung
• Pflege von Projektübersichten und Überwachung der Dokumentenablage
• Erstellen von Protokollen
• Erstellung und Pflege von Arbeitsvorlagen, Foliensätzen und Berichten

Was bringen Sie mit?

Erforderlich:

• abgeschlossene Berufsausbildung und mehrjährige qualifizierte Berufserfahrung vorzugsweise im Assistenzbereich
• fundierte Kenntnisse in der Büroorganisation und der Unterstützung von Leitungskräften

Darüber hinaus sollten Sie mitbringen:

• sicherer Umgang mit den Instrumenten moderner Bürokommunikation (Outlook, Excel, PowerPoint, SharePoint, Videokonferenzsysteme)
• Fähigkeit zu sorgfältiger, konzentrierter und termingerechter Arbeit
• Fähigkeit zum selbstständigen und verantwortungsvollen Arbeiten
• gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit sowie freundliches, sicheres und verbindliches Auftreten im Umgang mit Dritten
• ausgeprägte Auffassungsgabe sowie die Fähigkeit, eigenständig Ideen zu entwickeln und Prozesse aktiv weiterzuentwickeln

Was wir bieten

Für unseren Standort Kiel suchen wir eine Assistenz (m/w/d)

Wir bekennen uns zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, daher sind unsere Stellen grundsätzlich, unter der Voraussetzung einer ganztägigen Besetzung, teilbar. Menschen mit Behinderungen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Wir stehen für Chancengleichheit und gerechte Bezahlung. Wir fördern die berufliche Entwicklung aller Geschlechter im Rahmen des Gleichstellungsgesetzes – Bewerbungen von Männern sind daher besonders erwünscht.

Homeoffice:

Umfang: Nach Vereinbarung