Assistenz - Support (m/w/d) / 3974 / München (m/w/d) (Kaufmännische/r Assistent/in/Wirtschaftsassistent/in - Bürowirtschaft)

Ihre Aufgaben:

• Kalender, Organisation & Koordination: • Kalender und Postfach des Vorgesetzten organisieren, Vorbereitung & Abstimmung der Termine im Kalender inkl. Blick auf die Zeitzonen • Überblick behalten über Terminkollisionen/Blocker/Anfragen von anderen Stellen; Alle Anfragen, Themen zeitgerecht bearbeiten • Abstimmung mit allen Stakeholdern im Konzern und Extern
• 2.
• Meetings, Sitzungen & Workshops in Abstimmung mit der jeweiligen Assistenz organisieren: • Räume, Technik und Catering buchen (intern/extern), Terminblocker versenden, • Agenda und Inhalte mit Executive Assistenz abstimmen, erstellen und versenden 3.
• Reisen & internationale Anforderungen:• Reisen organisieren, Hotel, Flüge, Zug, Auto/Parkplätze • Visa einholen oder Entsendungsschreiben erstellen 3.
• Standort- & Eventkoordination:• Ansprechpartner für die Abstimmung mit Standorten (Koordinierung der Besuche) • Recherchearbeit für Hotels, Speaker, Trainer etc. 4.
• Bestellungen, Rechnungen & Asset-/Fahrzeugmanagement:• Bestellwesen für die Abteilung, Visitenkarten, Headsets, Tastaturen etc. • Rechnungen für Bestellungen prüfen und freigeben (extern wie Kaffeemaschinen Miete sowie intern / Intercompany, Weiterbildungen etc.) • Assetmanagement verwalten (Laptops, Handys, etc.) • Fahrzeugmanagement, Hilfe bei der Koordination der Firmenwägen, Poolfahrzeugen; Reifenwechsel/Werkstatttermine etc. Rückgabe an Fahrzeugmanagement.
• Je nach Erfahrungsgrad können weitere Aufgaben der Executive- und Personal Assistenz an die Person abgegeben werden.

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung im Sekretariats-/Assistenzbereich der Geschäftsführung
• Ausgeprägtes Organisationstalent verbunden mit schneller Auffassungsgabe, guter Kommunikationsfähigkeit und hoher Belastbarkeit
• Proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise mit der Fähigkeit zuverlässig Prioritäten zu setzen
• Gutes Fingerspitzengefühl in der Zusammenarbeit mit internationalen Teams und Zeitzonen sowie im Umgang mit vertraulichen Arbeitsinhalten
• Routinierter Umgang mit den MS-Office-Anwendungen (Teams, Excel, Word, PowerPoint, Outlook)- Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse (Wort und Schrift)- Hohe Team- und Serviceorientierung sowie Flexibilität

• Wir sind gerne Ihr Türöffner für attraktive Arbeitgeber
• Von Beginn an begleiten wir Sie persönlich und beraten Sie individuell bei allen Fragen rund um Ihren Einsatz und Ihre weitere Berufsplanung
• Sie bekommen eine faire Entlohnung auf Basis des GVP-Tarifvertrages zzgl. Branchenzuschlägen
• Mit unserem Mitarbeiterprogramm Orizon PlusPunkte profitieren Sie von vielen Extras wie Gesundheitsangebote, Einkaufsrabatte, betrieblicher Altersvorsorge, Urlaubs- und Weihnachtsgeld etc.

Unser Angebot:

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