Backoffice Manager:in (m/w/d)

In deiner Rolle übernimmst du eigenständig Verantwortung für das operative Backoffice: Du sorgst dafür, dass die Verbandsgeschäftsstelle zuverlässig funktioniert.Mitglieder- und Verwaltungsdaten sind aktuell, administrative Vorgänge werden konsequent nachgehalten und Anfragen innerhalb eines Werktages beantwortet. Du bereitest die Buchhaltung sauber vor.Belege werden vollständig und fristgerecht in der Buchhaltungssoftware erfasst und vorkontiert, sodass die weitere Bearbeitung möglichst ohne Rückfragen oder Nacharbeit erfolgen kann. Du hältst das Office am Laufen.Du kümmerst dich um Verbrauchsmaterialien, Getränke, Lebensmittel und sonstige Bürobedarfe und stellst sicher, dass Gemeinschaftsbereiche und wiederkehrende organisatorische Abläufe funktionieren. Du entlastest unseren Geschäftsführer spürbar.Telefonische und schriftliche Anfragen werden von dir aufgenommen, priorisiert und sinnvoll weitergeleitet. Themen, die du selbst lösen kannst, landen nicht unnötig beim Chef. Du organisierst zuverlässig.Reisen, Hotels, Bestellungen und andere administrative Einzelvorgänge werden von dir rechtzeitig und kostenbewusst abgeschlossen. Bei Veranstaltungen des Verbandes unterstützt du bei Bedarf auch vor Ort. Dabei arbeitest du nicht nur Aufgaben ab: Du erkennst selbst, was als Nächstes notwendig ist, hältst offene Themen nach und bringst sie zuverlässig zum Abschluss.

Du passt besonders gut zu uns, wenn du dich in folgenden Punkten wiederfindest:

• Du arbeitest sorgfältig.Bei Belegen, Mitgliederdaten, Buchungen und Dokumenten arbeitest du genau. Auch wenn mehrere kleine Themen gleichzeitig auf deinem Tisch liegen, geht nichts verloren.
• Du organisierst dich selbstständig.Du kannst parallele Aufgaben priorisieren, nachhalten und abschließen, ohne für jeden nächsten Schritt eine Erinnerung oder Freigabe zu benötigen.
• Du kommunizierst freundlich und verbindlich.Du kannst professionell mit Mitgliedern, Dienstleister:innen und Kolleg:innen kommunizieren – und bleibst auch dann konsequent dran, wenn Informationen oder Rückmeldungen fehlen.
• Du löst Probleme pragmatisch.Wenn im Arbeitsalltag etwas nicht funktioniert, suchst du nach einer Lösung, statt das Problem einfach weiterzureichen.
• Du übernimmst Verantwortung.Für dich ist ein Vorgang nicht erledigt, weil du eine Nachricht weitergeleitet hast. Er ist erledigt, wenn das gewünschte Ergebnis erreicht wurde (Wir lieben das Motto "Das Ziel ist das Ziel").
• Du bringst kaufmännisches Verständnis mit.Du bist sicher im Umgang mit Belegen, Kontierungen, Kostenstellen und der Vorbereitung buchhalterischer Vorgänge.
• Wenn du dann auch noch über eine entsprechende Ausbildung im Büromanagement, Bürokommunikation etc. und/oder belegbare, optimalerweise langjährige Berufserfahrung verfügst, haben wir fachlich auf jeden Fall schon mal ein Match!

Wir bieten

Damit du deine Rolle wirklich eigenständig ausfüllen kannst, bekommst du nicht nur Verantwortung, sondern auch den dafür notwendigen Handlungsspielraum. Du erhältst unter anderem:

• Echte Entscheidungskompetenz für kleinere Ausgaben und Bestellungen bis 250 € ohne vorherige Freigabe.
• Zugang zu allen relevanten Systemen und Informationen, unter anderem der Buchhaltungssoftware sowie den relevanten Verbands-, Telefon-, Mail-, Buchungs- und Verwaltungssystemen.
• Transparenz über bestehende Verträge, Lieferanten, Ansprechpartner:innen und Abläufe.
• Einen klar definierten Eskalationsweg, damit eindeutig ist, welche Themen du selbst entscheidest und wann der CEO eingebunden werden muss.
• Rückendeckung durch die Geschäftsführung, damit du organisatorische Regeln und Vereinbarungen auch verbindlich vertreten kannst.
• Möglichkeit, dein Backoffice nicht nur zu verwalten, sondern aktiv mitzugestalten.

Allgemeine Arbeitsgrundsätze, Bedingungen und Benefits:

• Überstunden kommen vor, sind aber absolute Ausnahme und nicht etwa Programm: Eine Vollzeitstelle umfasst 36 Stunden pro Woche, Teilzeit sind 20 Stunden. Alles i.d.R. verteilt auf fünf Arbeitstage. Am Freitag ist entsprechend früher Schluss. Bei dauerhaft exzellenter Leistung und guter Selbstorganisation kann eine Vier-Tage-Woche möglich sein.
• Flexibilität, die zur Aufgabe passt: Flexible Arbeitszeiten oder gelegentliches Homeoffice möglich.
• Entwicklung, die sich auszahlt: Fachlich und persönlich wachsen, Verantwortung übernehmen und Aufgabenbereich aktiv mitgestalten.
• Lernen auf Agenturkosten: Weiterbildungsbudget für Fachbücher, Seminare, Kongresse oder Online-Kurse.
• Urlaub, der wirklich erholt: 30 Urlaubstage in einer klassischen Vollzeitstelle.
• Fit bleiben mit Wellpass: Zugang zu über 6.000 Sport- und Wellnessangeboten in ganz Deutschland, Kostenübernahme durch die Firma.
• Extras, die nicht nach Standard riechen: Team-Events, individuelle und leistungsorientierte Bonuszahlungen, bezahlte Weiterbildung, persönliche Wunschgetränke im Kühlschrank.
• Kollege auf vier Pfoten inklusive: Fritz, der Agenturbeagle und Petfluencer mit knapp 40.000 Followern, sorgt für gute Laune und regelmäßige Kaffeepausen mit Kuschelfaktor.