Büroassistenz (m/w/d)

Du bist eine zentrale Anlaufstelle für unser Team und übernimmst auch organisatorische Aufgaben im Bereich Personal und Recruiting. Gleichzeitig bist Du offen dafür, bei Bedarf angrenzende Themen wie Marketing oder die Organisation von Teamformaten (z. B. Retreats oder Veranstaltungen) zu begleiten. Wir arbeiten überwiegend papierlos und in hohem Maße eigenverantwortlich – daher fällt es Dir leicht, mit MS Office, MS Teams und KI-gestützten Prozessen umzugehen. In Deiner Position ist es wichtig, den Überblick zu behalten, Prioritäten zu setzen und Aufgaben sowohl termingerecht als auch selbstständig fertigzustellen. Du bist Ansprechpartner/in für die Mitarbeitenden und arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen. Dabei gestaltest Du Deine Aufgaben eigenverantwortlich und trägst aktiv dazu bei, dass unsere Zusammenarbeit – auch über mehrere Standorte hinweg – gut funktioniert und sich unser Team verbunden fühlt.

• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie digitale Ablage und Dokumentation
• Versenden und Nachverfolgen von Kundenrechnungen
• Unterstützung bei der vorbereitenden Buchhaltung und der Lohnabrechnung mit DATEV Online
• Unterstützung und Koordination im Recruiting-Prozess (z. B. Bewerbungsmanagement, Terminorganisation, Kommunikation)
• Enge Abstimmung mit externen Partnern wie Lohnbüro und Buchhaltung
• Mitwirkung bei der Organisation interner Teamformate und Aktivitäten (z. B. Retreats)
• Unterstützung bei organisatorischen Marketingaufgaben nach Bedarf
• Überprüfung und laufende Optimierung von Arbeitsabläufen zur Steigerung der Effizienz

Dein Profil

• Erfahrung im Büromanagement, Office Management oder im kaufmännischen Bereich
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools (insbesondere MS Teams)
• Strukturierte, eigenverantwortliche und zuverlässige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationstalent und ein gutes Gespür für Prioritäten
• Interesse an Personalthemen und idealerweise erste Erfahrung im Recruiting oder in der Personalarbeit
• Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und Themen eigenständig voranzutreiben
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich
• Hohes Maß an Verlässlichkeit, Diskretion und Teamorientierung
• Offenheit für vielseitige Aufgaben in einem dynamischen Arbeitsumfeld

Unsere Benefits

• Unbefristetes Arbeitsverhältnis
• Flexible Arbeitszeiten, die zu Deinem Alltag passen
• Ein modernes, papierloses Arbeitsumfeld
• Möglichkeit zur Mitgestaltung und Optimierung von Prozessen
• Ein kleines, unterstützendes Team und direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Modern ausgestattete Büroräume in sehr guter Lage
• Berufliche Weiterentwicklung
• 30 Tage Urlaub im Jahr
• Marktgerechtes Vergütungsmodell und betriebliche Leistungen zur Altersvorsorge
• Regelmäßige Team-Retreats und offene Feedbackkultur
• Jobrad-Leasing oder ÖPNV-Zuschuss möglich
• Kostenfreie Getränke und Bio-Obst

Werde Teil unseres Teams als unbefristet in Teilzeit, Arbeitszeit 12-16 Stunden wöchentlich am Standort Weimar ab Juli 2026 Für die Position wünschen wir uns eine verlässliche Präsenz an drei Tagen pro Woche in unserem Büro in Weimar. Die genaue Einteilung erfolgt in Abstimmung. Ab Juli 2026 kannst Du bei uns beginnen, nach Absprache auch früher oder später.