Bürohilfe (m/w/d) – Telefonie, Mandantenbetreuung & Büroorganisation gesucht (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Ihre Aufgaben

• Entgegennahme eingehender Telefonate
• Freundliche Betreuung von Mandanten, Interessenten und Geschäftspartnern
• Telefonische Erstaufnahme von Interessenten anhand vorgegebener Prozesse
• Erfassung und Pflege von Mandanten- und Interessentendaten im CRM-System
• Anforderung fehlender Unterlagen und Informationen bei Mandanten
• Telefonische Nachverfolgung offener Vorgänge und Rückfragen
• Vereinbarung, Koordination und Bestätigung von Terminen
• Weiterleitung von Anfragen an die zuständigen Ansprechpartner
• Dokumentation von Gesprächsinhalten und Bearbeitungsständen
• Bearbeitung allgemeiner Korrespondenz per E-Mail
• Pflege und Aktualisierung digitaler Akten und Datenbestände
• Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Tätigkeiten
• Allgemeine Büroorganisation und Unterstützung des Teams im Tagesgeschäft

Ziel der Position

Die Bürohilfe unterstützt das Unternehmen bei der telefonischen Betreuung von Mandanten und Interessenten sowie bei allgemeinen administrativen Aufgaben. Sie sorgt für eine professionelle Erreichbarkeit, begleitet Interessenten durch die ersten Schritte der Mandatsanbahnung, fordert fehlende Unterlagen an und trägt durch eine strukturierte Bearbeitung der Vorgänge zu einem reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft bei.

Typische Tätigkeiten im Arbeitsalltag

• Rückruf eines Interessenten nach einer Online-Anfrage
• Prüfung, ob alle erforderlichen Unterlagen vorliegen
• Nachtelefonieren bei fehlenden Dokumenten
• Vereinbarung von Beratungsterminen
• Bearbeitung eingehender E-Mails - Pflege von Datensätzen im CRM-System - Unterstützung der Sachbearbeitung bei administrativen Aufgaben - Allgemeine telefonische Auskünfte zu bestehenden Vorgängen nach Vorgabe der Kanzlei oder des Unternehmens

Ihr Profil

• Freundliches, serviceorientiertes und professionelles Auftreten
• Freude am Telefonieren und im Umgang mit Menschen
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Empathie
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit dem PC sowie den gängigen Office-Anwendungen
• Teamfähigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen
• Berufserfahrung im Büro-, Service- oder Call-Center-Bereich von Vorteil
• Quereinsteiger mit organisatorischem Geschick sind ebenfalls willkommen

Ergänzende Informationen:

Anforderungen an den Bewerber:

• Grundkenntnisse: Kundenberatung, -betreuung,
• Daten-, Texterfassung, Büro- und Verwaltungsarbeiten,
• E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, Korrespondenz,
• E-Mail-Programm Outlook (MS Office),
• Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office)

Wir bieten

• Eine gründliche und praxisnahe Einarbeitung
• Klare Prozesse und moderne digitale Arbeitsabläufe
• Ein freundliches und kollegiales Arbeitsumfeld
• Langfristige Perspektive in einem wachsenden Unternehmen
• Flexible Arbeitszeitmodelle in Teilzeit oder Vollzeit - Moderne Arbeitsmittel und digitale Kommunikationssysteme - Leistungsgerechte Vergütung