Chefassistenz (m/w/d)

• Unterstützung der Geschäftsführungim gesamten Tagesgeschäft
• Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und Unterlagen sowie deren Vor- und Nachbereitung
• Erstellung und Bearbeitung von Briefen, E-Mails und sonstiger Korrespondenz, auch nach Diktat oder mündlicher Vorgabe
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie strukturierte Ablage und Dokumentation
• Überwachung von Fristen, Wiedervorlagen und offenen Vorgängen sowie selbstständiges Nachhalten ausstehender Rückmeldungen
• Empfang und Betreuung von Besuchern und Geschäftspartnern, einschließlich Aufnahme und Weiterleitung ihrer Anliegen
• Organisation des Empfangs-, Büro- und Besprechungsbereichs sowie Unterstützung bei internen und externen Terminen
• Eigenständige Übernahme allgemeiner administrativer und organisatorischer Aufgaben sowie Zusammenarbeit mit den verschiedenen Bereichen und Einrichtungen von SterniPark

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise im Bereich Büromanagement, Verwaltung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Sekretariat, Office Management oder Verwaltung
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherheit beim Schreiben nach Diktat sowie beim selbstständigen Formulieren von Schriftstücken
• ausgeprägtes Organisationsgeschick und ein gutes Gespür für Prioritäten
• sehr strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Word und Excel
• freundliches, verbindliches und souveränes Auftreten
• Freude am Kontakt mit Besuchern und unterschiedlichen Ansprechpartnern
• hohe Diskretion und Loyalität
• Fähigkeit, auch bei vielen parallelen Vorgängen den Überblick zu behalten
• eigenständiges und vorausschauendes Arbeiten

Besonders wichtig ist uns, dass Du mitdenkst: Du erkennst offene Punkte, behältst Fristen im Auge, fragst selbstständig nach und sorgst dafür, dass Vorgänge zuverlässig weiterbearbeitet werden

Unser Angebot

• Unbefristeter Arbeitsvertrag und Vergütung nach Tarif
• Premium-Deutschlandticket, E-Bike-Leasing und weitere attraktive Zusatzleistungen
• Betriebliche Altersvorsorge und Sonderzuwendungen
• Mitarbeiterkonditionen für Krippen- und Kindergartenplätze
• Ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabenfeld
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Kurze Entscheidungswege und Gestaltungsspielraum
• Ein modernes Arbeitsumfeld in der HafenCity