Job-Nr. 68116226
SA
Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d): Teilzeit (16-20 Std.)
Secretariat Advisors Germany GmbH vor 1 Wochen
BefristetHybrid
StandortMünchen, Bayern
Organisation und Management Support
- Professionelle Unterstützung der Geschäftsführung und des Senior Managements im operativen Tagesgeschäft
- Termin- und Kalendermanagement
- Reiseplanung, Reiseorganisation und Reisekostenabrechnung
- Bearbeitung der Korrespondenz und des Posteingangs
- Organisation und Koordination von internen und externen Besprechungen Office Management und Administration
- Sicherstellung effizienter Büroabläufe und organisatorischer Prozesse
- Koordination von Dienstleistern, Verträgen und administrativen Vorgängen
- Verwaltung von Dokumenten, Übersichten und internen Präsentationen
- Vorbereitung von Büros, Meetingräumen und Besucherbetreuung Rechnungsstellung und Mahnwesen
- Vorbereitung der monatlichen Rechnungsstellung inkl. einer ersten Plausibilitätsprüfung
- Finalisierung und Versand der freigegebenen Rechnungen
- Überwachung von offenen Posten und Unterstützung des Mahnprozesses Projekt- und Business Support
- Eigenständige Übernahme und Steuerung administrativer und operativer Projekte
- Unterstützung bei internen Themen und bereichsübergreifenden Initiativen
- Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Analysen und Entscheidungsvorlagen
- Unterstützung bei der Erstellung von Projektangeboten und Kundenunterlagen Veranstaltungen und Kommunikation
- Planung, Organisation und Begleitung von Workshops und Events
- Koordination interner Veranstaltungen und Teamevents
- Funktion als zentrale Schnittstelle zwischen Management, Teams und externen Ansprechpartnern Operative Unternehmensunterstützung
- Unterstützung in Bereichen wie Business Development, Vertrieb, Marketing, Customer Success oder HR
- Durchführung von Recherchen und Aufbereitung relevanter Informationen
- Unterstützung von Recruiting-Prozessen und Bewerbermanagement
- Übernahme weiterer Aufgaben und Sonderprojekte entsprechend den aktuellen Unternehmensprioritäten
Fachliche Qualifikationen
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Bürokommunikation oder Fremdsprachenkorrespondent/in, oder eine vergleichbare Qualifikation, beispielsweise im Bereich Tourismus
- Berufserfahrung im Assistenz-, Office-Management-, Hospitality- oder Projektumfeld
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word, PowerPoint, Excel und Teams
- Idealerweise Erfahrung mit SAP oder Workday
- Sehr gute Deutsch- und gute bis sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Erfahrung in einem Beratungs-, Professional-Services- oder internationalen Unternehmensumfeld ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung Persönliche Kompetenzen
- Ausgeprägtes Organisationstalent und hohes Verantwortungsbewusstsein
- Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Hohe Serviceorientierung und Hands-on-Mentalität
- Diskretion, Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit
- Kommunikationsstärke sowie souveränes Auftreten auf allen Hierarchieebenen
- Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu koordinieren und Prioritäten zu setzen
- Teamfähigkeit, Eigeninitiative und positive Einstellung
- Flexibilität und Freude an einem dynamischen Arbeitsumfeld mit wechselnden Anforderungen
- Fähigkeit, Themen eigenständig nachzuverfolgen und zuverlässig zum Abschluss zu bringen
Wir bieten
- Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und dem Senior Management
- Viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum
- Abwechslungsreiche Aufgaben mit Einblick in zahlreiche Unternehmensbereiche
- Mitarbeit in einem dynamischen und wachstumsorientierten Umfeld
- Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
- Moderne Arbeitsmittel und digitale Arbeitsumgebung
- Kollegiales, wertschätzendes und professionelles Teamumfeld
- Möglichkeit, regelmäßig aus dem Home Office zu arbeiten
Über den Arbeitgeber
SA
Secretariat Advisors Germany GmbH
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