Executive Assistant (m/w/d)

Als Executive Assistant (m/w/d) unterstützt du unseren Vorstand im operativen Tagesgeschäft und sorgst durch deine strukturierte Arbeitsweise für reibungslose Abläufe Du steuerst eigenständig komplexe nationale und internationale Vorstandskalender, priorisierst Termine und koordinierst diese effizient mit internen und externen Ansprechpersonen Darüber hinaus erstellst du Protokolle und sorgst für eine strukturierte Dokumentation und konsequente Nachverfolgung von Aufgaben, Entscheidungen, Fristen und vereinbarten Maßnahmen Du übernimmst die Planung und Buchung nationaler und internationaler Geschäftsreisen einschließlich der organisatorischen Nachbereitung und Reisekostenabrechnung Als zentrale Schnittstelle kommunizierst du professionell und verbindlich im internationalen Set-up mit verschiedenen Fachbereichen, Führungskräften sowie externen Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern im In -und Ausland Bei organisatorischen und administrativen Fragestellungen handelst du eigenständig, denkst vorausschauend und stellst sicher, dass offene Themen zuverlässig nachgehalten werden Darüber hinaus unterstützt du bei übergreifenden organisatorischen Projekten und trägst mit deinem Organisationstalent und deinem Blick für Details maßgeblich zu einer effizienten Zusammenarbeit bei

Du bringst eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium mit und verfügst über mehrjährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion im Executive- oder Management-Umfeld Durch dein ausgeprägtes Organisationstalent fällt es dir leicht, unterschiedliche Themen und Prioritäten gleichzeitig zu koordinieren und in einem dynamischen Arbeitsumfeld den Überblick zu behalten Du arbeitest eigenständig und vorausschauend, zeigst Initiative und zeichnest dich insgesamt durch eine zuverlässige sowie strukturierte Arbeitsweise aus Diskretion, Verantwortungsbewusstsein sowie eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität sind für dich selbstverständlich Du bist sicher im Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, PowerPoint, Word und Excel und arbeitest dich schnell in neue digitale Tools und Prozesse ein Im Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpersonen trittst du professionell, verbindlich und serviceorientiert auf und überzeugst durch deine ausgeprägte Kommunikationsstärke Du verfügst über verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse und fühlst dich in der Kommunikation mit internationalen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern sicher

Deine Vorteile

• Flexible Arbeitszeiten und ein hybrides Arbeitsmodell mit regelmäßigen Team-Tagen vor Ort
• Strukturiertes Onboarding und persönlicher Begleitung durch ein(e) Mentor(in) während deiner gesamten Einarbeitungsphase
• Strukturierte Personalentwicklung und klar definierte Karrierewege
• 30 Urlaubstage und die Möglichkeit, bis zu 30 Tage im EU-Ausland zu arbeiten
• Kostenfreie Getränke
• Kinderbetreuungskostenzuschuss
• JobRad usw.

Je nach Berufserfahrung und/oder zusätzlicher Qualifikation sowie individueller Zielerreichung (bei Positionen mit einem variablen Gehaltsbestandteil) kann das tatsächliche Gehalt variieren und höher ausfallen als das angezeigte Gehalt bzw. die Gehaltsspanne.

Hays steht für Vielfalt und setzt sich aktiv für Chancengerechtigkeit und Teilhabe ein. Alle - unabhängig von Geschlecht, sexueller Orientierung, Behinderung, Alter, Herkunft sowie kultureller und religiöser Zugehörigkeit - erhalten bei uns die gleichen Möglichkeiten. Daher laden wir alle Menschen, besonders auch Menschen mit Behinderungen dazu ein, sich bei uns zu bewerben.