Executive Assistant & Operations Support (Teilzeit, 20h) (m/w/d)

Backoffice & Buchhaltung (Priorität)

• Rechnungen sammeln, prüfen und organisieren
• Pflege von DATEV & Lexoffice
• Kommunikation mit Steuerberater
• Fehlende Unterlagen nachverfolgen
• Überblick über offene Rechnungen behalten Strukturierung von Dokumenten & Ablagen

Projektmanagement & Operations

• Organisation von Shootings
• Koordination von UGC-Creatorn & Influencern Executive Assistance
• Kalender- und Terminmanagement
• Reiseplanung
• E-Mail-Organisation Reminder & Nachverfolgung offener Punkte Unterstützung im Recruiting-Prozess

Team & Kommunikation

• Kommunikation mit externen Partnern
• Teilweise Kundenkommunikation
• Koordination innerhalb des Teams

Qualifikation

Das bringst du mit

• Extreme Struktur & Organisation
• Hohe Eigenverantwortung
• Zuverlässigkeit
• Schnelles Mitdenken
• Starke Kommunikationsfähigkeit Fähigkeit, mehrere Projekte gleichzeitig im Blick zu behalten Follow-through: Dinge werden wirklich abgeschlossen

Idealerweise:

• Erfahrung im Backoffice, Operations oder als Assistenz
• Erfahrung mit DATEV oder Lexoffice
• Erfahrung mit Projektmanagement-Tools wie ClickUp
• Sicherer Umgang mit Google Workspace
• Gute Englischkenntnisse Chaotische Arbeitsweise Langsame Umsetzung Ständiger Bedarf an Anleitung Vergesslichkeit Fehlende Eigeninitiative „Ich warte auf Aufgaben“-Mentalität Wir suchen jemanden, der Verantwortung übernimmt und aktiv mitdenkt

Was NICHT zu uns passt

Wir bieten

• Wellpass-Mitgliedschaft
• Deutschlandticket
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Hohe Verantwortung & Ownership
• Moderne KI-gestützte Arbeitsprozesse Dynamisches und wachstumsorientiertes Umfeld Viel Gestaltungsspielraum Möglichkeit, langfristig mit der Rolle mitzuwachsen (Vollzeit) Spannende Projekte im Bereich Marketing, Content & Social Media Flache Hierarchien und schnelle Entscheidungen

Wir suchen keine klassische Assistenz, sondern jemanden, der Verantwortung übernimmt, Struktur schafft und aktiv mitdenkt.