EXECUTIVE ASSISTANT / PROJEKTASSISTENZ ARCHITEKTUR (W/M/D)

Aufgaben

• Organisation und Kommunikation – Organisation, Koordination und inhaltliche Vorbereitung von Terminen sowie internen Besprechungen (z. B. Jour Fixe, Projektmeetings, Teamseminare)
• Koordination organisatorischer und administrativer Abläufe innerhalb der Architekturabteilung
• Kommunikation mit Projektpartnern, Bauherren und externen Dienstleistern
• Vorbereitung von Präsentationen, Besprechungen und internen Abstimmungen

Projektadministration

• Pflege von Projekt- und Ressourcentabellen
• Unterstützung bei Projekt- und Honorarkalkulationen
• Vorbereitung und Prüfung von Vertragsunterlagen
• Erstellung und Abwicklung von Beauftragungen, Zusatzaufträgen und Nachträgen
• Administrative Unterstützung bei Wettbewerben und VGV-Verfahren 2 I 4 WWW.ATELIER-BRUECKNER.COM

Teamorganisation

• Kapazitäts- und Personalplanung der Architekturabteilung
• Koordination der Urlaubsplanung
• Administrative Betreuung von Praktikant:innen
• Unterstützung bei organisatorischen Abläufen innerhalb des Teams

In dieser Rolle tragen Sie wesentlich dazu bei, dass Projekte, Teams und organisatorische Abläufe im Atelier strukturiert zusammenlaufen und komplexe internationale Projekte effizient koordiniert werden können.

Ihr Profil

• Kaufmännische Ausbildung, Studium im Bereich Organisation/Management oder Studium im Bereich Architektur, Design oder Gestaltung
• Erfahrung im Office-Management, in der Projektorganisation oder im administrativen Umfeld von Planungs- oder Kreativbüros
• Alternativ: Architekt:innen oder Gestalter:innen mit Interesse an organisatorischen und koordinierenden Aufgaben im Projektumfeld
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise
• Hohe Selbstständigkeit sowie die Fähigkeit, Aufgaben eigenverantwortlich zu priorisieren und zu steuern
• Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Professionell-freundlicher Umgang mit Kunden, Projektpartnern und Kolleg:innen
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie Bereitschaft, sich in neue Programme einzuarbeiten.
• Gute Englischkenntnisse für die tägliche Kommunikation im internationalen Projektumfeld
• Belastbarkeit und Stressresistenz
• Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen 3 I 4 WWW.ATELIER-BRUECKNER.COM

Wir bieten

• Vielseitigen und verantwortungsvollen Arbeitsbereich in einer kreativen Umgebung
• Mitarbeit an international renommierten Architektur- und Museumsprojekten
• Motiviertes, multikulturelles und diverses Team
• Flache Hierarchien und offene Kommunikationskultur
• Flexible Arbeitszeiten sowie Teilzeitmodelle (50–100 %)
• Interne und externe Fortbildungsprogramme
• Sehr gute Büroinfrastruktur
• Massageservice
• Gute öffentliche Verkehrsanbindung sowie Tiefgarage für Fahrräder
• Große Küche mit Sitzmöglichkeiten sowie Kaffee, Tee, Wasser und Obst
• Bibliothek mit umfangreicher Fachliteratur für Design und Gestaltung
• Veranstaltungen wie Sommerfest, Weihnachtsfeier und Firmenausflüge
• Zugang zu ICOM-Karten für freien Eintritt in Museen weltweit

Studioorganisation · Wettbewerbe · Projektadministration 50–100% · START: AB SOFORT ODER NACH VEREINBARUNG · STUTTGART

Die Position Zur Unterstützung unserer Architekturabteilung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine strukturierte, verantwortungsbewusste Persönlichkeit als Assistenz von Prof. Eberhard Schlag. In dieser Rolle übernehmen Sie organisatorische, administrative und koordinierende Aufgaben innerhalb der Architekturabteilung und wirken maßgeblich an der Strukturierung von Projekt- und Teamprozessen mit. Da Prof. Schlag projektbedingt häufig national und international unterwegs ist, erfordert die Position ein hohes Maß an Eigenständigkeit, Organisationsfähigkeit und Verantwortungsbewusstsein. Viele Aufgaben werden von Ihnen selbstständig vorbereitet, koordiniert und weitergeführt. Die Position ist in Vollzeit oder Teilzeit (mindestens 50 %) möglich und richtet sich ausdrücklich auch an erfahrene Mitarbeiter:innen, die aufgrund ihrer persönlichen Situation bewusst nicht in Vollzeit arbeiten möchten. Neben klassischen Assistenzprofilen freuen wir uns auch über Bewerbungen von Architekt:innen oder Gestalter:innen, die ihre Projekterfahrung und organisatorischen Fähigkeiten in eine koordinierende Rolle innerhalb eines internationalen Designstudios einbringen möchten. 1 I 4 ATELIER BRÜCKNER GMBH KREFELDER STRASSE 32 I 70376 STUTTGART I GERMANY T.+49 711 5000 77 0 F.+49 711 5000 77 22 WWW.ATELIER-BRUECKNER.COM PARTNER SHIRIN FRANGOUL-BRÜCKNER I BRITTA NAGEL I PROF. EBERHARD SCHLAG RENÉ WALKENHORST ASSOZIIERTE PARTNER MICHEL CASERTANO I JANA FRÖHLICH I CORD-HINRICH GROTE DOMINIK HEGEMANN I STEFANIE KLINGE I KATHRIN MILIC-GRUNWALD I BERND MÖLLER I MARCO MÜLLER I TANJA ZÖLLNER GESCHÄFTSFÜHRUNG SHIRIN FRANGOUL-BRÜCKNER REGISTERGERICHT AMTSGERICHT STUTTGART HRB 21329 VAT DE211548476 IBAN DE27 6007 0024 0121 9690 00 BIC/SWIFT DEUTDEDBSTG Warum diese Rolle besonders ist Die Position bietet die Möglichkeit, eng mit der Geschäftsleitung sowie internationalen Projektteams zusammenzuarbeiten und einen zentralen organisatorischen Beitrag zur Umsetzung komplexer Architektur- und Museumsprojekte zu leisten. Sie bewegen sich dabei an der Schnittstelle zwischen Entwurf, Projektorganisation und Bürostruktur und tragen wesentlich dazu bei, dass Projekte, Teams und Abläufe effizient koordiniert werden. Die Rolle eignet sich besonders für Menschen, die Freude daran haben, Struktur in kreative Prozesse zu bringen, Verantwortung zu übernehmen und langfristig Teil eines internationalen Designstudios zu sein.