Executive Assistant to CEO (m/w/d)

Du unterstützt die CEO bei der täglichen Steuerung des CEO-Office und behältst Prioritäten, Entscheidungsbedarfe und offene Themen im Blick.

• Du bereitest Informationen, Analysen, Präsentationen, Briefings und Entscheidungsvorlagen auf und unterstützt bei ausgewählten Themen auch inhaltlich.
• Du koordinierst den übergreifenden Strategieprozess und stellst eine strukturierte Planung, Abstimmung und Nachverfolgung sicher.
• Du begleitest ausgewählte Initiativen der CEO und bereichsübergreifende Themen von der Vorbereitung bis zur Umsetzung.
• Du vernetzt die CEO mit Management, Holdingdirektoren, General Managern sowie weiteren internen und externen Ansprechpartnern und stellst einen effizienten Informationsfluss sicher.
• Du übernimmst eigenständig ausgewählte Projekte und koordinierst deren Umsetzung mit den jeweils beteiligten Bereichen.
• Du verantwortest die interne Kommunikation und sorgst für eine strukturierte und konsistente Weitergabe relevanter Informationen. Administrative Assistenz & Office-Management
• Du organisierst das CEO-Office eigenständig und koordinierst Termine, Reisen, Korrespondenz und den täglichen Ablauf der CEO.
• Du planst Jahres- und Terminstrukturen und behältst Wiedervorlagen, Fristen und Follow-Ups zuverlässig im Blick.
• Du bereitest Management- und Direktionssitzungen vor, stellst Unterlagen und Agenden zusammen, führst Protokoll und verfolgst Entscheidungen und To-Do’s nach.
• Du übernimmst die geschäftsführungsnahe Korrespondenz sowie die Kommunikation auf Deutsch und Englisch.
• Du kümmerst dich um ausgewählte administrative Aufgaben wie Rechnungsprüfung, Kreditkartenabrechnungen und weitere organisatorische Vorgänge.
• Du gehst mit vertraulichen Informationen und Unterlagen jederzeit diskret und verantwortungsvoll um. Persönliche & private Unterstützung
• Du übernimmst ausgewählte persönliche und private organisatorische Aufgaben zur Entlastung der CEO.
• Du organisierst bei Bedarf private Reisen, Termine und Buchungen für die CEO und ihre Familie.
• Du koordinierst bei Bedarf familienbezogene Termine sowie weitere persönliche organisatorische Anliegen.
• Du steuerst die Kommunikation mit ausgewählten externen Dienstleistern und behältst auch im persönlichen Umfeld den Überblick.

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbares Studium – idealerweise mit Erfahrung in Assistenz, Management, Kommunikation oder Hotelmanagement.
• Du bringst mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz- oder vergleichbaren Schnittstellenfunktion mit, idealerweise auf Vorstands- oder Geschäftsleitungsebene.
• Du denkst unternehmerisch, vorausschauend und lösungsorientiert und erkennst frühzeitig, was als Nächstes gebraucht wird.
• Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und eigenverantwortlich und behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick.
• Du kommunizierst souverän und sicher auf Deutsch und Englisch – schriftlich wie mündlich.
• Du gehst mit vertraulichen Informationen diskret und verantwortungsvoll um und überzeugst durch Loyalität und Vertrauenswürdigkeit.
• Du verfügst über sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere in Outlook, Word, Excel und PowerPoint, sowie eine hohe digitale Affinität.
• Du trittst professionell, verbindlich und souverän auf und bewegst Dich sicher im Austausch mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern.
• Du hast Freude daran, Verantwortung zu übernehmen, Themen selbstständig voranzutreiben und die CEO im Tagesgeschäft ebenso wie bei übergreifenden Themen zuverlässig zu unterstützen.

Wir bieten

• Du übernimmst Verantwortung: Eine zentrale und vielseitige Position mit direkter Zusammenarbeit mit der CEO, viel Vertrauen und eigenem Gestaltungsspielraum.
• Du arbeitest flexibel: Mit einem Tag mobilem Arbeiten pro Woche und der Gleitzeit kannst du deinen Arbeitsalltag am dein Privatleben anpassen”
• Du arbeitest abwechslungsreich: Dein Arbeitsalltag verbindet die Organisation des CEO-Office mit strategischen Themen, Projekten und persönlicher Unterstützung.
• Du entwickelst Dich weiter: Weiterbildungsmöglichkeiten für Deine fachliche und persönliche Entwicklung.
• Du profitierst von kurzen Entscheidungswegen: Direkte Kommunikation, schnelle Abstimmungen und eine hohe Flexibilität im Arbeitsalltag.
• Du erlebst echte Teamkultur: Freue Dich auf ein motiviertes Team sowie regelmäßige Team- und Firmenevents.
• Du erhältst exklusive Mitarbeiterrabatte: Vergünstigte Übernachtungen sowie attraktive Angebote über unsere Mitarbeiter-Benefits-App.
• Du genießt vergünstigte Verpflegung: Auch während Deiner Arbeitszeit.
• Du parkst kostenlos: Kostenlose Parkmöglichkeiten direkt vor Ort.

Organisations- und Projektunterstützung mit strategischem Fokus