Founders Associate / Personal Assistant der Geschäftsführung (m/w/d)

Dabei übernimmst du Verantwortung in vielen operativen Bereichen:

• E-Mail & Kommunikation: Du behältst den Überblick über unsere Postfächer, priorisierst Themen, beantwortest eigenständig, was möglich ist, und leitest nur die wirklich relevanten Themen an uns weiter.
• Finanzen & vorbereitende Buchhaltung: Du kümmerst dich um Rechnungen, Überweisungen, Belege und die Vorbereitung für die Steuerberatung. Ordnung und Überblick liegen dabei in deiner Hand.
• Operations & Organisation: Du koordinierst Bestellungen, Lieferungen, Dienstleister, Versicherungen und organisatorische Themen im Tagesgeschäft. Du erkennst, was erledigt werden muss, und kümmerst dich darum.
• Termine & Reisen: Du planst Meetings, koordinierst Kalender und organisierst Geschäftsreisen effizient und eigenständig.
• Unterstützung bei Content & Events: Bei Drehs, Podcasts oder Events bist du organisatorisch eingebunden und sorgst dafür, dass Abläufe funktionieren und im Hintergrund alles vorbereitet ist.
• Persönliche Assistenz: Teilweise übernimmst du auch persönliche Erledigungen vertraulich und zuverlässig.

Qualifikation

• Du bist strukturiert, organisiert und hast einen Blick dafür, was wann erledigt werden muss – auch ohne dass dir jemand auf die Finger schaut.
• Du packst gerne mit an, denkst mit und wartest nicht, bis dir gesagt wird, was zu tun ist. "Hands-on" ist für dich keine Floskel.
• Du bist sympathisch, hast eine positive Einstellung und behältst auch dann die Ruhe, wenn fünf Sachen gleichzeitig reinkommen.
• Du bist diskret und zuverlässig – wir vertrauen dir Themen an, die nicht jeder mitbekommen muss.
• Du kommunizierst sicher auf Deutsch (verhandlungssicher) und kommst auch im Englischen klar.
• Du bist fit im Umgang mit gängigen Tools (Google Workspace etc.) und lernst dich schnell in Neues ein.
• Erste Erfahrung als Assistenz, Office Manager:in, Founders Associate oder in einer ähnlichen Rolle ist super, aber kein Muss. Wichtiger ist uns die Motivation.
• Du hast Lust auf unsere Welt – Skincare, Social Media, Podcast, Brand Building. Du musst kein Skincare-Nerd sein, aber Interesse am Thema und an dem, was wir tun, kann nicht schaden.

Du musst nicht jede dieser Aufgaben bereits gemacht haben. Wichtiger als der perfekte Lebenslauf sind uns deine Persönlichkeit, dein Mindset und deine Motivation, gemeinsam mit uns zu wachsen.

Benefits

• Wer Interesse an diesen Bereichen hat, lernt bei uns überdurchschnittlich schnell und in der Breite.
• Verantwortung & Vertrauen ab Tag eins – wir setzen auf eigenständiges Arbeiten statt auf Mikromanagement.
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege – ohne lange Abstimmungsschleifen oder unnötige Bürokratie.
• Modernes Office in Neuss mit guter Anbindung, vollausgestatteter Küche, Meetingräume etc. und einem familiären Team.
• Flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit auf Homeoffice-Tage nach Absprache.
• Eine Marke mit Vision – du gestaltest aktiv mit, statt nur auszuführen, und wirst Teil eines Teams, das gemeinsam etwas Großes aufbaut.

Du sorgst im Hintergrund dafür, dass bei MaleUp und dem Boystalk-Podcast alles strukturiert und reibungslos läuft, damit wir uns voll auf Wachstum, Content und strategische Themen konzentrieren können.

• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung – du arbeitest täglich eng mit uns beiden zusammen und hast einen direkten Draht in alle Themen.
• Vielseitige Einblicke in den Aufbau einer D2C-Marke, Personal Branding, Podcast-Produktion und Community-Building.

Kurz gesagt: Du bist nicht einfach nur Assistenz oder „irgendwo im Hintergrund". Du wirst eine der wichtigsten Personen in unserem Alltag. Die Person, die dafür sorgt, dass Dinge funktionieren, während sich alles schnell bewegt. Jemand, dem wir vertrauen können, der Verantwortung übernimmt, mitdenkt und uns den Rücken freihält. Wenn du Freude daran hast, Ordnung ins Chaos zu bringen, Verantwortung zu übernehmen und in einem Umfeld zu arbeiten, das sich jeden Tag weiterentwickelt, dann wirst du bei uns eine extrem wichtige Rolle spielen.