Junior Executive Assistant (m/w/d)
Deine Rolle bei echtesNLPAls Junior Executive Assistant (m/w/d) übernimmst du von Anfang an echte Verantwortung: Du koordinierst und führst Inbox und Kalender im Umfeld der Geschäftsführung, dokumentierst Prozesse und übernimmst erste Aufgaben im Projektmanagement eigenständig, nicht nur unterstützend. Wir bringen dich gezielt und zügig an dieses Niveau heran, inklusive der KI-Tools, mit denen du diese Verantwortung effizient tragen kannst. Weil wir ein kleines Team sind, läuft bei uns fast jedes Thema über den Schreibtisch der Geschäftsführung und somit auch über deinen: Customer Support, Sales, Marketing, Eventmanagement, Social Media in Short- und Longform. Du bekommst dadurch Einblick und Verantwortung in Bereichen, für die du woanders Jahre brauchen würdest. Wir haben einen hohen Anspruch an Qualität und Exzellenz, lernen von den Besten und geben dieses Niveau gezielt an dich weiter. Die Lernkurve bei uns ist immens.
Arbeitsumfeld & Standort
- Arbeitsort: Impulsgrad GmbH, Bahnhofanlage 18, Schwetzingen
- Vor Ort. Mobiles Arbeiten gelegentlich, bei Bedarf und nach Absprache möglich
- kleines, ambitioniertes Team mit direkter Zusammenarbeit auf Augenhöhe
- moderne Arbeitsumgebung im Seminar-, Weiterbildungs- und Eventumfeld
- easy-going Kulturfit: pragmatisch, klar, menschlich und umsetzungsorientiert
Deine Aufgaben
- Eigenständige Führung von Inbox und Kalender im Umfeld der Geschäftsführung, inklusive Priorisierung
- Aufbau und Pflege von Checklisten, SOPs und Dokumentationen für wiederkehrende Abläufe
- Projektkoordination: Terminplanung, Aufgabenverfolgung, Statusabfragen, Eskalation bei Verzögerungen
- Vorbereitung von Entscheidungen durch Informationen, Optionen, Risikoabschätzungen und klare Handlungsempfehlungen
- Mitarbeit in wechselnden Themenfeldern: Customer Support, Sales, Marketing, Eventmanagement, Social Media Short- und Longform
- Genaues Hinsehen bei Übergaben und Abläufen, damit nichts durchrutscht
- Zügiges Aneignen von KI-Kompetenzen und KI-Nutzung als festem Bestandteil deiner Arbeit
Berufserfahrung ist bei dieser Stelle kein Muss. Was zählt, ist deine Arbeitsweise: strukturiert, sehr genau, vorausdenkend und dein Tempo beim Lernen. Wenn du Checklisten liebst, Prozesse gerne zu Ende denkst und dich für KI-Tools interessierst, bist du hier richtig. Besonders freuen wir uns über Bewerbungen aus der Event- oder Hospitality-Branche, weil wir selbst im Eventbereich tätig sind.Diese Rolle ist ideal für dich, wenn du:- weißt, dass in dir mehr Potenzial steckt, als du bisher zeigen konntest, und das jetzt beweisen willst - hungrig bist, schnell Verantwortung zu übernehmen, statt dich langsam einzugewöhnen - eine ausgeprägte Liebe zu Checklisten, Dokumentation und sauberen Abläufen mitbringst - gerne mitdenkst und Prozesse zu Ende denkst, statt nur Anweisungen abzuarbeiten - KI-Tools nicht nur kennst, sondern Lust hast, sie im Arbeitsalltag systematisch einzusetzen - dich für viele verschiedene Themen begeisterst: von Support über Sales und Marketing bis Event und Social Media - Lust hast, in einem Umfeld zu arbeiten, das dich auch persönlich weiterbringt
Was du mitbringen solltestMust-have:
- hohe Genauigkeit und eine echte Liebe zu Checklisten und sauberer Dokumentation
- die Fähigkeit, vorauszudenken und Prozesse gedanklich zu Ende zu bringen, nicht nur Aufgaben abzuhaken
- Interesse an KI-Tools wie ChatGPT, Claude, Obsidian, NotebookLM und anderen vergleichbaren Anwendungen, auch ohne bisherige Praxis
- eine zuverlässige, strukturierte Persönlichkeit mit Freude an direkter Kommunikation
- Ehrgeiz, dir Verantwortung schnell zu erarbeiten, statt abzuwarten, bis sie dir zugeteilt wird
- Deutschkenntnisse auf C2-Niveau
Nice-to-have (kein Muss):
- Erfahrung in der Eventbranche oder Hospitality-Branche
- Erfahrung im Büromanagement oder in einer organisatorischen Rolle
- Interesse an NLP, Coaching, Weiterbildung oder persönlicher Entwicklung
Berufserfahrung als Executive Assistant wird nicht vorausgesetzt. Wichtiger ist uns, wie du denkst und arbeitest. Benefits
Einarbeitung & Entwicklung
Diese Stelle ist ein gezielter Entwicklungsweg, kein gemütliches Hineinwachsen. Wir bilden dich zügig als Executive Assistant aus und in KI-Tools ein, mit dem Ziel, dass du schnell eigenständig arbeitest.
- zügige, gezielte Ausbildung Richtung Executive Assistant, keine langsame Eingewöhnung
- direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und kurze Abstimmungswege
- Ausbildung in den KI-Tools, die du für deine Verantwortung brauchst
- hoher Qualitätsanspruch: du lernst von den Besten und übernimmst dieses Niveau selbst
- Teilnahme an internen Weiterbildungen und NLP-Ausbildungen nach individueller Abstimmung und Eignung
- 30 Urlaubstage
- Unbefristeter Vertrag
- kostenfreie Teilnahme an unseren NLP-Ausbildungen – dieselben Programme, für die unsere Teilnehmenden mehrere tausend Euro zahlen
- Weiterbildung in KI-Tools
- tägliche Zusammenarbeit direkt mit der Geschäftsführung
- verlässliche Kernzeiten und keine Stechuhr
- ein komplett kommunikationsgeschultes Team – und Kunden, die es spätestens nach ihrer Ausbildung bei uns ebenfalls sind: positiv, lösungsorientiert, direkt
- Büro direkt im Bahnhofsgebäude Schwetzingen, kostenlose Parkplätze vor der Tür
- klimatisierte Räume, höhenverstellbare Schreibtische und moderne Hardware
Weitere Berufsbezeichnung:
Executive Assistent; Assistenz der GeschäftsführungVollzeit | Standort Schwetzingen Volles Potenzial, aber wenig Erfahrung