Kanzleimanagerin I Persönliche Assistentin (m/w/d) (Sekretär/in)
Für unsere moderne Steuerkanzlei mitten in Köln suche ich eine persönliche Assistenz, die mir im Kanzleialltag den Rücken freihält und mit der Zeit zu meinem zweiten Kopf wird.
Was dich bei uns erwartet
Wir sind eine moderne, digital arbeitende Steuerkanzlei mitten in Köln mit kurzen Wegen, einem persönlichen Miteinander und einem hohen Anspruch an unsere Arbeit. Die Stelle ist bewusst als Teilzeitstelle in Präsenz vorgesehen. Homeoffice ist für diese Position nicht geplant, denn gerade als persönliche Assistenz bist du ein wichtiger Teil des täglichen Kanzleigeschehens.
Dabei geht es ausdrücklich nicht nur um klassische Assistenzaufgaben. Ich suche jemanden, der den Überblick behält, Dinge selbstständig aufgreift, nachhakt, organisiert und dafür sorgt, dass aus offenen Punkten erledigte Aufgaben werden. Kurz gesagt: Du hältst mir den Kopf frei, damit ich mich auf Beratung, Mandanten und die Führung der Kanzlei konzentrieren kann.
Was du bei uns machst
- Organisation und Koordination meines Kanzleialltags
- Terminmanagement und Vorbereitung von Besprechungen
- Bearbeitung und Priorisierung eingehender E-Mails und Anfragen
- Kommunikation mit Mandanten, Mitarbeitern und externen Ansprechpartnern
- Nachhalten von Fristen, Rückmeldungen und offenen Aufgaben - Vorbereitung und Organisation von Unterlagen und Vorgängen - Unterstützung bei internen Projekten und Kanzleiprozessen - allgemeinen administrativen und organisatorischen Aufgaben
Und ganz wichtig: Du sollst nicht darauf warten, dass ich dir jede einzelne Aufgabe gebe. Mitdenken ist ausdrücklich erwünscht.
Was ich mir von dir wünsche
Du bist bei uns richtig, wenn du …
- ein echtes Organisationstalent bist,
- sehr zuverlässig und verbindlich arbeitest,
- selbstständig denkst und handelst,
- gerne Verantwortung übernimmst,
- kommunikativ bist und auch am Telefon souverän auftrittst,
- digital affin bist und dich schnell in neue Programme und Prozesse einarbeitest,
- ein gutes Gespür dafür hast, was wichtig ist und was warten kann,
- sorgfältig arbeitest und auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick behältst,
- keine Scheu davor hast, freundlich, aber bestimmt nachzuhalten.
DATEV-Kenntnisse wären ein großes Plus, sind für mich aber nicht zwingend Voraussetzung. Viel wichtiger sind mir Organisationstalent, technisches Verständnis und die Bereitschaft, sich in unsere digitalen Kanzleiprozesse einzuarbeiten. Erfahrung in einer Steuerkanzlei, Rechtsanwaltskanzlei oder einem vergleichbaren professionellen Umfeld ist natürlich ebenfalls willkommen.
Dafür bieten wir dir:
- eine abwechslungsreiche Position mit viel Eigenverantwortung
- kurze Entscheidungswege und direkten Austausch
- moderne und digitale Arbeitsprozesse
- einen Arbeitsplatz mitten in Köln mit sehr guter ÖPNV-Anbindung
- ein sympathisches, überschaubares Team - die Möglichkeit, deinen Aufgabenbereich aktiv mitzugestalten - und vor allem: eine Position, in der du wirklich etwas bewirken kannst
Weitere Berufsbezeichnung:
Persönliche Assistenz / Office Managerin (m/w/d) in Teilzeit Köln | Teilzeit | vor Ort | Steuerkanzlei Du bist organisiert, denkst mit – und am liebsten schon einen Schritt weiter?
Was mir besonders wichtig ist
Ich suche keine Person, die einfach nur Aufgaben „abarbeitet“. Ich suche jemanden, bei dem ich irgendwann sagen kann: „Darum muss ich mich nicht kümmern – das hat sie im Blick.“