Kaufmann / Kauffrau für Bürokommunikation m/w/d

Terminmanagement und Korrespondenz

• Führung der Terminkalender der beiden Geschäftsführer nach festgelegten Vorgaben
• Vereinbarung und Bestätigung von Terminen mit Mandanten und Dienstleistern
• Bearbeitung, Erfassung und Verteilung des Post- und E-Mail-Eingangs
• Erstellung von Standardkorrespondenz auf Basis bestehender Vorlagen

Mandantenadministration

• Terminierung und organisatorische Vorbereitung der jährlichen Mandantengespräche gemäß Jahresplanung
• Zusammenstellung der Gesprächsunterlagen nach Checkliste sowie organisatorische Nachbereitung
• Anforderung und Nachhalten fehlender Mandantenunterlagen
• Überwachung von Wiedervorlagen, Fristen und offenen Vorgänge

Büroorganisation und Datenpflege

• Pflege von Stammdaten in den eingesetzten Systemen
• Ablage und Archivierung nach bestehender Ablagestruktur
• Bestellwesen und Verwaltung des Bürobedarfs
• Organisatorische Unterstützung bei Mandantenveranstaltungen (Einladungen, Teilnehmerlisten, Raumorganisation)
• Pflege der Dokumentvorlagen sowie Mitarbeit an der schriftlichen Dokumentation interner Arbeitsabläufe

• Abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/Kauffrau für Bürokommunikation, für Büromanagement oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung
• Berufserfahrung in Sachbearbeitung oder Sekretariat, idealerweise in Bank, Versicherung, Kanzlei, Steuerberatung, Hausverwaltung oder Hotellerie
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Anwendungen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sichere Rechtschreibung
• Sorgfältige, genaue und strukturierte Arbeitsweise
• Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Daten
• Bereitschaft, nach festgelegten Prozessen und Vorgaben zu arbeiten
• Kenntnisse der Finanzbranche sind willkommen, aber keine Voraussetzung

Unser Angebot

• Unbefristete Arbeitsverhältnis
• Wochenarbeitszeit ab 25 Stunden bis Vollzeit nach Vereinbarung
• Strukturierte Einarbeitung anhand eines Einarbeitungsplans
• Klar definierter Aufgabenbereich mit dokumentierten Abläufen
• Planbare Arbeitszeiten und digitale Prozesse
• Arbeitsplatz im Büro in Erding
• Vergütung entsprechend Qualifikation und Berufserfahrung
• Fachliche Weiterbildung nach Abstimmung

Abgrenzung der Position

Die Position ist sachbearbeitend ausgerichtet. Sie umfasst keine Führungs-, Budget- oder Projektverantwortung und ist keine Stabs- oder Executive-Assistant-Funktion. Die Aufgaben werden nach festgelegten Abläufen und Arbeitsanweisungen erledigt. Prioritäten und fachliche Entscheidungen legt die Geschäftsführung fest. Neu auftretende Sachverhalte werden nach Klärung als Arbeitsanweisung dokumentiert und anschließend nach dieser Regel bearbeitet.