Kaufmännische Assistenz / Sachbearbeitung Immobilienverwaltung (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit (Büroassistent/in)

IHRE AUFGABEN

• Unterstützung der Verwaltung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Bearbeitung des Schriftverkehrs sowie der Telefon- und E-Mail-Kommunikation
• Freundlicher und professioneller Empfang von Besucher:innen und Ansprechpartner:innen
• Terminplanung und Koordination von Dienstleistern und Handwerkern
• Pflege und Verwaltung von Objekt- und Mieterunterlagen
• Vorbereitung von Versammlungen und Unterstützung bei der Protokollführung
• Allgemeine Büroorganisation und Unterstützung im Tagesgeschäft
• Koordination und Bearbeitung verschiedener Vorgänge und Aufgaben mit unterschiedlichen Prioritäten
• Unterstützung des Teams bei kurzfristig anfallenden Aufgaben und organisatorischen Herausforderungen
• Überwachung von Fristen und Wiedervorlagen

In unserem Arbeitsalltag kann es durchaus vorkommen, dass gleichzeitig das Telefon klingelt, ein Besucher vor der Tür steht und parallel ein Vorgang mit einer wichtigen Deadline bearbeitet werden muss. Deshalb suchen wir eine Persönlichkeit, die gerne mit unterschiedlichen Aufgaben gleichzeitig arbeitet, schnell Prioritäten setzt und dabei stets freundlich und professionell bleibt.

IHR PROFIL

• Eine kaufmännische Ausbildung oder mehrjährige adäquate Berufserfahrung
• Erste Erfahrung im Assistenz-, Verwaltungs- oder Immobilienbereich von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu bearbeiten
• Multitasking gehört für Sie nicht nur zum Arbeitsalltag – Sie arbeiten gerne und sicher mit unterschiedlichen Vorgängen gleichzeitig
• Schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, sich kurzfristig auf neue Situationen und Aufgaben einzustellen
• Gutes Gespür für Prioritäten: Sie erkennen, was dringend ist und was warten kann
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Auch bei hohem Arbeitsaufkommen behalten Sie den Überblick und arbeiten sorgfältig
• Freundliches und souveränes Auftreten – auch wenn das Telefon klingelt, gleichzeitig jemand vor der Tür steht und eine Aufgabe mit Deadline wartet
• Kommunikationsstärke und Freude am Umgang mit Menschen
• Teamfähigkeit und Bereitschaft, Kolleg:innen auch kurzfristig zu unterstützen

WAS WIR IHNEN BIETEN

• Unbefristete Stelle in Voll- oder Teilzeit mit mind. 30 Wochenstunden
• Gleitzeitvereinbarung
• Moderner Arbeitsplatz in zentraler Lage mit sehr guter Anbindung an Straßenbahn und S-Bahn sowie Parkmöglichkeiten
• Kleines Team mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
• Monatlicher Sachbezug als zusätzlicher Benefit
• Vielfältige und abwechslungsreiche Aufgaben mit Entwicklungsmöglichkeiten
• Kollegiales Arbeitsumfeld und strukturierte Einarbeitung
• Eine verantwortungsvolle Position als wichtige Schnittstelle innerhalb unseres Teams
• Ergänzende Informationen:
• Anforderungen an den Bewerber:
• Erweiterte Kenntnisse: Terminplanung, -überwachung, Auskünfte erteilen, Korrespondenz, Kunden-, Besucherempfang, Sachbearbeitung, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Büromanagement

Organisation ist Ihre Stärke und Sie behalten auch dann den Überblick, wenn mehrere Dinge gleichzeitig passieren? Sie arbeiten gerne strukturiert, sind kommunikativ und lassen sich auch in hektischen Situationen nicht aus der Ruhe bringen? Dann unterstützen Sie unser Team als zentrale Schnittstelle in der Immobilienverwaltung!