Kaufmännische Sachbearbeitung (Sekretär/in)

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Telefonzentrale & Kommunikation

• Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen
• Koordination von Terminen und Besprechungen
• Ansprechpartner/in für interne Abteilungen (z. B. Sachbearbeiter, Projektkoordination)
• Informationsweitergabe und Abstimmung zum Sachstand von Konzepten oder Projekten

Vertrags- und Angebotswesen

• Erstellung, Betreuung und Verwaltung von Werkverträgen
• Anlage und Pflege von Stammdaten im Verwaltungssystem

Projektkoordination

• Eigenständige Koordination der Baustellenbegehungen im Zuge der Erstellung von Konformitätserklärungen
• Terminabstimmung mit Kunden, Projektbeteiligten und internen Fachbereichen
• Nachverfolgung und Dokumentation der erforderlichen Unterlagen und Abläufe
• Organisation und Unterstützung administrativer Projektprozesse

Verwaltung & Organisation[KM1] (https:#_msocom_1)

• Anlegen von Aufträgen und Projekten im System
• Pflege von Listen und Datenbanken
• Bestellung von Büromaterial
• Verpackung und Versand von Waren (z. B. Planträger für Flucht- und Rettungspläne oder Ordner für Feuerwehrpläne)
• Dokumentation des Versands
• Verwaltung des Druckers (Toner, Papier)
• Urlaubs- und Krankheitsvertretung Bereich Lohn und Gehalt (Eintragung von Monatsdaten ins System)
• Allgemeine kaufmännische und administrative Tätigkeiten
• Unterstützung bei organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft

Anforderungsprofil

Persönliche Voraussetzungen

• Selbständiges und eigenverantwortliches Arbeiten ist eine zwingende Voraussetzung für die Ausübung der Tätigkeit.
• Hohes Maß an Organisationsfähigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Zuverlässigkeit und Gewissenhaftigkeit
• Strukturierte, sorgfältige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Kommunikations- und Teamfähigkeit

Fachliche Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Rechnungswesen und/oder Vertragsmanagement von Vorteil
• Kenntnisse in DATEV wünschenswert
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Erfahrung in der Koordination administrativer Prozesse oder Projektabläufe ist von Vorteil

Stellenbeschreibung

Kaufmännische Sachbearbeitung / Buchhaltungs-, Vertrags- und Projektmanagement (m/w/d) Position: Kaufmännische Sachbearbeitung / Buchhaltungs-, Vertrags- und Projektmanagement (m/w/d) Beschäftigungsumfang: 0,70 bis 1 Vollzeitstellen Führungsverantwortung: Keine Führungsposition Abteilung: Verwaltung / Finanz-, Vertrags- und Projektmanagement Ziel der Stelle Die Position unterstützt die kaufmännischen, administrativen und projektbezogenen Prozesse des Unternehmens. Ziel ist die zuverlässige Abwicklung des Rechnungs- und Vertragswesens sowie die eigenständige Organisation und Koordination projektbezogener Abläufe, insbesondere im Rahmen von Konformitätserklärungen.