Kaufmännische*r Mitarbeiter*in / Sachbearbeiter*in (m/w/d) (Industriekaufmann/-frau)

Ihre Aufgaben

• Eigenverantwortliche kaufmännische Prüfung sämtlicher eingehender Nachunternehmerrechnungen (NU-Rechnungen) auf formale, rechtliche und inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit sowie Plausibilität gemäß den geltenden Regularien und Verträgen. ·
• Freigabe geprüfter Rechnungen für die weitere Bearbeitung und Auszahlung unter Einhaltung der internen und externen Kontrollmechanismen. ·
• Enge Zusammenarbeit und Abstimmung mit Projektleitung, Bauleitung und den verantwortlichen Fachabteilungen zur Sicherstellung reibungsloser Prozessabläufe und zur Klärung etwaiger Rückfragen oder Unstimmigkeiten. ·
• Prüfung und Sicherstellung der Förderfähigkeit der Rechnungen im Einklang mit den spezifischen Vorgaben des Landes sowie den individuellen Anforderungen des jeweiligen Auftraggebers. ·
• Erstellung, systematische Pflege und strukturierte Verwaltung förderkonformer digitaler Dokumentationen unter Berücksichtigung von Datenschutz- und Compliance-Anforderungen.
• · Dokumentation sämtlicher rechnungs- und prüfungsrelevanter Vorgänge in digitalen Systemen, um eine revisionssichere Nachvollziehbarkeit für interne und externe Prüfungen zu gewährleisten.
• · Aktive Mitwirkung bei der Vorbereitung und Begleitung von Audits, Fördermittelkontrollen und externen Überprüfungen durch zuständige Behörden oder Auftraggebervertreter*innen.
• · Kontinuierliche Optimierung und Weiterentwicklung der eigenen Arbeitsprozesse im Hinblick auf Effizienz, Transparenz und Qualitätssicherung.
• · Verantwortungsvolle Einhaltung aller einschlägigen Gesetze, Verordnungen sowie interner Dienstanweisungen und Richtlinien bei der Erledigung des Aufgabenbereichs.

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z. B. Industriekaufmann*frau, Bürokaufmann*frau) oder eine gleichwertige, einschlägige Qualifikation. Weiterführende Qualifikationen (z. B. Fachwirt*in, Betriebswirt*in) sind von Vorteil. ·
• Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Rechnungsprüfung, kaufmännische Sachbearbeitung oder im Projektgeschäft, vorzugsweise im Bauwesen, der öffentlichen Verwaltung oder in fördermittelgestützten Projekten. ·
• Nachweisbare Kenntnisse im Umgang mit digitalen Dokumentationsplattformen, ERP-Systemen und eine routinierte Anwendung der gängigen MS-Office-Programme. ·
• Vertrautheit mit den rechtlichen und förderrechtlichen Vorgaben öffentlicher Auftraggeber und/oder Landesbehörden sowie ein ausgeprägtes Bewusstsein für die Bedeutung förderkonformer Nachweisführung. ·
• Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Gewissenhaftigkeit und Integrität sowie eine sehr ausgeprägte Fähigkeit, komplexe Sachverhalte strukturiert und nachvollziehbar aufzubereiten.
• · Souveräne Kommunikationsfähigkeit, Serviceorientierung sowie ein sicheres Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpartner*innen auf allen Ebenen.
• · Eigenständige, lösungsorientierte und proaktive Arbeitsweise, verbunden mit Teamgeist und der Bereitschaft, sich in neue Themenfelder einzuarbeiten und weiterzubilden.

Wir bieten Ihnen

• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem zukunftsorientierten Unternehmen mit flachen Hierarchien und kollegialem Arbeitsklima. ·
• Moderne IT- und Arbeitsausstattung sowie die Möglichkeit zur Mitgestaltung und Verbesserung von Prozessen und Systemen. ·
• Individuelle Einarbeitung, gezielte Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie Unterstützung bei der beruflichen Entwicklung. ·
• Leistungsgerechtes Vergütungspaket und attraktive Sozialleistungen. ·
• Flexible Arbeitszeitmodelle zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben.

Im Zuge unseres kontinuierlichen Wachstums suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine qualifizierte, verantwortungsbewusste und engagierte Persönlichkeit für die Position als Kaufmännische*r Mitarbeiter*in / Sachbearbeiter*in (m/w/d). In dieser Funktion tragen Sie maßgeblich zur Qualitätssicherung und Einhaltung sämtlicher förderrechtlicher und interner Vorgaben im Bereich der kaufmännischen Abwicklung von Nachunternehmerleistungen bei. Sie sind das Bindeglied zwischen operativem Projektmanagement, Nachunternehmer*innen sowie den prüfenden und genehmigenden Stellen. Ihr Wirken sichert die ordnungsgemäße und transparente Abwicklung von Rechnungsprüfungs- und Dokumentationsprozessen gemäß den aktuellen gesetzlichen, förderrechtlichen und auftraggeberspezifischen Bestimmungen.