Koordination Veranstaltungsmanagement (m/w/d)

• Unterstützung bei der Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung wissenschaftlicher Konferenzen, Workshops, Vortragsveranstaltungen und weiterer Veranstaltungsformate in enger Zusammenarbeit mit den Wissenschaftler*innen und weiteren internen Fachbereichen
• Koordination und Steuerung externer Dienstleistungsunternehmen, insbesondere aus den Bereichen Catering, Veranstaltungstechnik, Hotellerie und Agenturen
• Organisation des Teilnehmenden- und Referierendenmanagements, insbesondere Einladungsmanagement, Anmeldeverfahren sowie Reise- und Hotelkoordination
• Korrespondenz und Kommunikation mit nationalen und internationalen Gästen in deutscher und englischer Sprache (mündlich und schriftlich)
• Unterstützung bei der Erstellung von Informations- und Kommunikationsunterlagen in Abstimmung mit den Wissenschaftler*innen und gegebenenfalls dem Team Wissenschaftskommunikation
• Unterstützung bei der Budgetplanung, Budgetüberwachung und Veranstaltungsabrechnung, einschließlich Rechnungsprüfung und Zusammenarbeit mit Einkauf und Finanzverwaltung
• Mitwirkung an der Weiterentwicklung und Professionalisierung des Veranstaltungsmanagements, insbesondere durch die Standardisierung von Prozessen, die Erstellung und Pflege von Checklisten und Vorlagen sowie die Einführung und Nutzung digitaler Werkzeuge und Veranstaltungsmanagementsysteme (z. B. Indico)
• Unterstützung des Eventteams bei bereichsübergreifenden Projekten und Sonderaufgaben sowie Mitwirkung an der kontinuierlichen Verbesserung der Servicequalität und organisatorischen Abläufe

Ihr Profil:

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen, verwaltungsbezogenen oder veranstaltungsnahen Bereich, beispielsweise im Veranstaltungsmanagement oder in der Hotellerie, oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Veranstaltungsmanagement oder in einer vergleichbaren koordinierenden Tätigkeit
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Sprachkenntnisse, insbesondere Französisch oder Spanisch, sind von Vorteil
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Erfahrungen im Teilnehmenden- und Referierendenmanagement sowie im Umgang mit digitalen Veranstaltungsmanagement- und CRM-Systemen, z. B. Indico und Cobra CRM, sind von Vorteil
• Bereitschaft, sich in weitere digitale Werkzeuge (z. B. Adobe InDesign) einzuarbeiten und an der Digitalisierung und Professionalisierung des Veranstaltungsmanagements mitzuwirken
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick, hohe Serviceorientierung sowie eine strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit in einem internationalen wissenschaftlichen Umfeld