Koordinator / Sachbearbeiter Instandhaltung & Service (m/w/d)

• Angebotserstellung, Pflege und Verwaltung von Instandhaltungsverträgen einschließlich Nachverfolgung
• Terminierung und Koordination von Wartungen und Inspektionen
• Dokumentation und Berichtswesen (z.B. Wartungsprotokolle und Vertragsübersichten)
• Verwaltung des Wartungsprogramms (BMACloud)
• Erstellung von Debitorenrechnungen für Wartungsleistungen
• Versand von Instandhaltungssaufklebern
• Vorbereitung und Bearbeitung von Kleinaufträgen im Bereich Instandhaltung
• Erstellung und Nachverfolgung von Akkutausch-Angeboten
• Interne Weitergabe von größeren Instandhaltungsmaßnahmen zur Angebotserstellung
• Unterstützung bei der Optimierung interner Abläufe in Abstimmung mit der Büroleitung
• Auftragsbezogene Bestellung von Akkus
• Wöchentliche Aktualisierung des Bereitschaftsdienstes an die Notrufleitstelle
• Turnusmäßige Anpassung von Vertragskonditionen in Abstimmung mit der Geschäftsleitung

• Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office
• Grundlegende Kenntnisse im Vertragsmanagement, insbesondere im Bereich Instandhaltungs- und Serviceverträge
• Technisches Grundverständnis für Anlagen und Gebäudeinfrastruktur
• Erfahrung in der Planung, Steuerung und Überwachung von Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie sicheres Auftreten im Umgang mit Mitarbeitenden, Kunden und Dienstleistern
• Verhandlungsgeschick und angemessenes Durchsetzungsvermögen
• Strukturiertes und lösungsorientiertes Denkvermögen mit der Fähigkeit, technische und organisatorische Zusammenhänge zu erkennen und Abläufe vorausschauend zu unterstützen
• Analytisches Verständnis zur Bewertung von Vertragsleistungen und Optimierungspotenzialen
• Selbstständige, proaktive und organisierte Arbeitsweise
• Organisationstalent sowie die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, Termine zuverlässig einzuhalten und mehrere Aufgaben parallel zu koordinieren
• Freude an strukturierter Dokumentation und sorgfältiger Pflege von Protokollen und Übersichten
• Hohes Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Gewissenhaftigkeit
• Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft
• Professioneller und respektvoller Umgang auch in anspruchsvollen Situationen
• Flexibilität und souveräner Umgang mit kurzfristigen Änderungen und Terminverschiebungen
• Kunden-, service- und wirtschaftlich orientiertes Denken und Handeln

Wir bieten

• Einen abwechslungsreichen und verantwortungsvollen Aufgabenbereich mit langfristiger Perspektive
• Ein modernes, kollegiales Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen und offener Kommunikation
• Eine strukturierte Einarbeitung und Unterstützung durch erfahrene Kolleginnen und Kollegen
• Moderne Arbeitsmittel sowie einen hochwertig ausgestatteten Arbeitsplatz
• Eigenverantwortliches Arbeiten mit viel Gestaltungsspielraum im Arbeitsalltag
• Einen sicheren Arbeitsplatz in einem wachsenden und zukunftsorientierten Unternehmen
• Möglichkeit auf einen Firmenwagen nach erfolgreicher Probezeit
• Betriebliche Altersvorsorge
• Private Zusatzkrankenversicherung
• Regelmäßige Firmenevents und gemeinsame Aktivitäten
• Ein wertschätzendes Miteinander mit echter Teamarbeit und gegenseitiger Unterstützung