Mitarbeiter Service-Abrechnung (w/m/d)

• Erstellung von Ausgangsrechnungen für erbrachte Dienstleistungen: Du bearbeitest Abrechnungsvorgänge zu Serviceeinsätzen, Wartungs- und Serviceverträgen, Kontingenten, Projekten, Printverträgen und Managed Service-Verträge, prüfst dabei die jeweiligen vertraglichen Kundenvereinbarungen, verbuchst die Serviceleistungen im Warenwirtschaftssystem und erstellst daraus die Ausgangsrechnungen an unsere Kunden.
• Controlling und Statusberichterstattung (insbesondere bei Projekten): Du gleichst Plan- und Ist-Zeiten auf Basis von Einsatzplanungen und Servicebelegen in enger Abstimmung mit der Projektleitung ab, erstellst Statusmeldungen zu verbleibenden Projektstunden und zur Ressourcennutzung und du analysierst die Rentabilität von Aufträgen, umso Optimierungspotenziale und notwendige Nachkalkulationen zu identifizieren.
• Prüfung und Verbuchung von internen Kosten: Du prüfst und verbuchst Spesenbelege, interne Schulungskosten, interne Dienstleistungen und Eingangsrechnungen externer Dienstleister unter Berücksichtigung der relevanten Buchhaltungs- und Controlling-Vorgaben sowie aller internen Richtlinien. Unstimmigkeiten und Abweichungen klärst du direkt mit den jeweiligen Fachabteilungen.
• Erfassung, Pflege und Qualitätssicherung von Beleg- und Einsatzdaten: Mittels geeigneter Analysetools und -Methoden überprüfst du die Einsatzzeiten, insbesondere im Projektumfeld und führst diese entsprechend zusammen. Nach Verbuchung der Einsatzzeiten im Warenwirtschaftssystem genehmigst du die vorliegenden Zeitnachweise. Um eine fristgerechte Abrechnung zu gewährleisten, kommunizierst du fortlaufend und abteilungsübergreifend mit den jeweiligen Mitarbeitern.
• Überprüfung, Klassifizierung und Priorisierung von offenen Aufträgen: Du analysierst und bereitest offene Vertriebs- und Serviceaufträge auf und stellst so eine fehlerfreie und termingerechte Abrechnung sicher. Zusätzlich bewertest du diese offenen Aufträge und identifizierst die Ursachen sowie Optimierungsmaßnahmen in der Abrechnung.
• Weiterentwicklung des eigenen Aufgabenbereiches: Du wirkst bei der kontinuierlichen Verbesserung der Abrechnungsprozesse und Identifizierung von Effizienzpotenzialen mit. Weiterhin kannst du dich in einem der folgenden Bereiche spezialisieren: Berichtswesen, Vertragsbetreuung und -Prozesse, IT Projektcontrolling oder Buchungsprozesse und Kostenrechnung.

Das bringst du mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Abrechnung von Dienstleistungen und/oder Projekten.
• Sicherer Umgang mit vertraglichen Grundlagen zur korrekten Abrechnung und Fähigkeit, Plan‑/Ist‑Abweichungen bei Zeiten oder Leistungen zu erkennen und nachzuvollziehen
• Fundierte Kenntnisse im Umgang mit Excel (Advanced Pivot).
• Wünschenswert, aber kein Muss, sind Kenntnisse mit PowerQuery und PowerBI.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und eineeigenständige, gewissenhafte und analytische Arbeitsweise.
• Lernbereitschaft und Motivation Prozesse und neue Themen im Service Controlling weiter voranzubringen.
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse (mindestens C1).

Anforderungen an den Bewerber: Erweiterte Kenntnisse: Abrechnung, Berichtswesen, Information, Vertragsbearbeitung, -verwaltung, Vertragsrecht, Buchführung, Buchhaltung, Warenwirtschaftssysteme - WWS, Büro- und Verwaltungsarbeiten Expertenkenntnisse: Controlling Zwingend erforderlich: Tabellenkalkulation Excel (MS Office) Ergänzende Informationen: Weitere Berufsbezeichnung: Mitarbeiter Service-Abrechnung; ServicecontrollerHomeoffice: Umfang: Nach Vereinbarung