Mitarbeiter Verwaltung und Organisation (w/m/d)

Patientenmanagement / Praxisorganisation

• Empfang, Betreuung und Organisation von Patient:innen und Besucher:innen
• Verwaltung von Patientenakten und digitaler Dokumentation (AmbOS / Praxissoftware)
• Bearbeitung von Bewilligungen, Ablaufplänen und administrativen Vorgängen
• Unterstützung im Abrechnungswesen psychotherapeutischer Leistungen (Krankenkassen)
• Organisation von Therapieräumen und Terminabläufen

Sekretariat / Verwaltung / Backoffice

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben im Ambulanzbetrieb
• Telefon-, E-Mail- und Postmanagement
• Bearbeitung und Pflege von Formularen, Dokumenten und Daten
• Unterstützung der Ambulanz- und Institutsleitung im Tagesgeschäft
• Organisation interner Abläufe

Ausbildung / Seminarmanagement / Veranstaltungsorganisation

• Organisation von Zwischenprüfungen
• Unterstützung bei der Organisation von Seminaren und Fortbildungen in der Psychotherapie-Ausbildung
• Betreuung von Ausbildungsteilnehmenden im organisatorischen Ablauf
• Raumplanung und Technikkoordination
• Pflege und Verwaltung von Gruppenstrukturen im System

• Möglichst abgeschlossene kaufmännische Ausbildung – nicht Bedingung, auch vergleichbare Qualifikation (z. B. Büromanagement, Praxisorganisation, Gesundheitswesen)
• Erfahrung im Sekretariat, Praxismanagement, Klinikverwaltung oder Gesundheitswesen von Vorteil
• Vertrauter Umgang mit MS-Office (Word, Excel, Outlook)
• Erfahrung mit Verwaltungssoftware / digitalen Systemen wünschenswert
• Organisationstalent, strukturierte Arbeitsweise, hohe Genauigkeit
• Serviceorientierung, Kommunikationsstärke und Teamgeist
• Belastbarkeit und Flexibilität in einem dynamischen Ambulanz- und Ausbildungsumfeld

Wir bieten

• Unbefristete Stelle im Bereich Verwaltung / Ambulanzmanagement
• Sinnstiftende Tätigkeit im Gesundheitswesen / Psychotherapie
• Abwechslungsreiche Aufgaben im Ambulanzsekretariat & Praxisorganisation
• Kollegiales, interdisziplinäres Team (Psychotherapeut:innen, Ausbildung, Verwaltung)
• Strukturierte Einarbeitung und klare Prozesse
• Moderne, digitale Arbeitsumgebung (AmbOS / Praxisverwaltungssystem)
• Übertarifliche Vergütung (TVöD-orientiert)
• Attraktiver Arbeitsplatz am Bodensee (Konstanz)