Mitarbeiter/in Finance and Legal Team Support (m/w/d)

• Eigenständige Führung und Pflege der Stammakten in unserem neu eingeführten DMS sowie Pflege und Aktualisierung sämtlicher interner Gruppencharts, Managementlisten etc. – Sie sind zentrale Ansprechperson für eine lückenlose, jederzeit auffindbare Dokumentation
• Organisatorische Vorbereitung von Gesellschafterversammlungen inkl. Erstellung von Tagesordnungen, Sitzungsunterlagen, Protokollen, Beschlüssen und sonstigen gesetzlich vorgeschriebenen Dokumenten
• Koordination interner und externer Meetings mit Stakeholdern und Berater:innen
• Gruppenweite Ansprechperson für Dokumentenanfragen und Informationsbeschaffung, z. B. KYC-Unterlagen, Gesellschaftsinformationen, Verträge etc.
• Zuverlässige Bearbeitung wechselnder Sonderthemen aus Finance, Treasury und Konzernverwaltung – z. B. Erstellung von Übersichten zu Bankvollmachten, Kreditlinien oder Vertragslaufzeiten, Tracking von Kündigungsfristen oder Organisation von Unterschriftsprozessen
• Gelegentliche Unterstützung bei M&A-Prozessen, insbesondere beim Befüllen und Pflegen von Datenräumen sowie Koordination mit externen Beratern.
• Punktuelle Unterstützung der Buchhaltung, u. a. bei Reisekosten- und Kassenabwicklung
• Terminkoordination und organisatorische Unterstützung der CFO sowie des Finance- und Legal-Teams
• Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen
• Aktives Mitdenken bei der Weiterentwicklung von Prozessen und Strukturen im Bereich Finance Operations

• Ausbildung als Rechtsanwaltsfachangestellte:r oder kaufmännische Ausbildung bzw. Studium mit Finance-/Wirtschaftsbezug
• Erfahrung in Assistenz-, Office-Management- oder Finance-nahen Funktionen, idealerweise in einer Konzern- oder Holdingstruktur
• Hohe Eigenständigkeit, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisationstalent
• Sorgfalt im Detail und die Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu koordinieren
• Bereitschaft, sowohl inhaltliche Verantwortung zu übernehmen als auch operative Alltagsaufgaben zuverlässig zu erledigen
• Hohe Integrität, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Gesellschafts- und Finanzinformationen
• Sichere schriftliche und mündliche Kommunikation
• Sicherer Umgang mit MS Office (insb. Excel) sowie Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen
• Affinität zu und Erfahrung im Umgang mit KI-Tools

Wir bieten

• Wirtschaftliche Stabilität, die man selten findet: profitables Wachstum aus eigener Kraft, ein breit diversifiziertes Portfolio und eine Inhaberfamilie, die in Generationen denkt statt in Quartalen
• Kein Investor im Hintergrund, keine Restrukturierungswellen: Wer hier anfängt, kann bleiben und sich entwickeln
• Steile Lernkurve durch internationale Gesellschaften, direkten Kontakt zu Geschäftsführer:innen und ein Team, das Wissen teilt statt hortet
• KI-gestütztes Arbeiten ist bei uns gelebte Praxis: eigene Lizenzen, regelmäßiger Austausch im Team und Raum für eigene Anwendungsideen
• 30 Tage Urlaub
• Zusatzangebote wie ein Fahrradleasing-Programm
• Strukturierte Einarbeitung durch erfahrene Kolleginnen und Kollegen im Finance- und Legal-Team
• Individuelle Weiterentwicklung mit passenden Schulungen, fachlich wie persönlich