Mitarbeiter*in Geschäftsstelle (Schwerpunkt Mitgliederverwaltung & Finanzadministration )

Ihr Aufgabenbereich als Mitarbeiter*in Mitgliederverwaltung & Finanzadministration Unterstützung der Geschäftsstelle in der operativen Verwaltung des Verbandes mit Schwerpunkt Mitgliederverwaltung und Finanzadministration. Die Position ist für einen reibungslosen administrativen Ablauf der Mitglieder- und Finanzprozesse verantwortlich und arbeitet eng mit der Geschäftsstellenleitung, der Kassenwartin und dem Vereinsvorstand zusammen und nimmt somit eine zentrale Rolle im Verbandsmanagement ein:

• Pflege und Aktualisierung der Mitgliederdatenbank und weiterer administrativer Systeme sowie Sicherstellung der DSGVO-Konformität innerhalb der Mitgliederdatenbank (Clubdesk)
• Bearbeitung von Mitgliedsanträgen und -anfragen, Ausstellung von steuerlichen Zuwendungsbescheinigungen
• Erstellung von Rechnungen (DATEV, Clubdesk)
• Vorkontierung und sachliche Zuordnung von Belegen zu den verschiedenen Verbandsbereichen (ideeller Bereich, Zweckbetrieb, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb)
• Vorbereitung und Überwachung des laufenden Zahlungsverkehrs
• Durchführung und Überwachung des SEPA-Einzugsverfahrens und anderer Zahlungseingänge (StarMoney) sowie Abwicklung des Mahnwesens
• Erstellung von Audit-Verträgen für Auditor*innen und Einrichtungen
• Prüfung und Abrechnung von Reisekosten unter Berücksichtigung steuerrechtlicher und interner Vorgaben
• Unterstützung der Geschäftsstellenleitung beim Budget-Monitoring
• Erfassung von neuen Mitarbeiter*innen (Stammdaten)
• Übermittlung der gearbeiteten Stunden, Fehlstunden oder Sonderzahlungen an das Steuerbüro
• Prüfung der vom Steuerbüro erstellten Abrechnungen und Auszahlung an die Mitarbeiter*innen
• Mitgestaltung administrativer Prozesse
• Unterstützung bei organisatorischen Aufgaben der Geschäftsstelle
• Bindeglied zwischen den Vereinsmitarbeiter*innen und dem SteuerbüroIn Zusammenarbeit mit dem externen Steuerbüro:
• vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Vorbereitung von Belegen und Unterlagen für Buchhaltung und Jahresabschluss

Die Stelle ist fachlich und organisatorisch der Geschäftsstellenleitung zugeordnet.

Mitarbeiter*in Mitgliederverwaltung & Finanzadministration:

• eine abgeschlossene kaufmännische/buchhalterische Ausbildung oder Ausbildung als Steuerfachangestellte*r
• mind. 2 Jahre Berufserfahrung im o. g. Berufszweig
• buchhalterische Erfahrung im Vereinswesen
• sehr gute Microsoft-Office-Kenntnisse und versierter Umgang mit dem PC/digitalen Anwendungen
• Erfahrung im Umgang mit DATEV, StarMoney und idealerweise Clubdesk
• grundlegendes Wissen im Personalwesen (Arbeitsverträge, Gehälter etc.)
• Erfahrung im Vertragswesen
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Zuverlässigkeit und Sorgfalt, Fristbewusstsein
• Selbstständigkeit, Eigeninitiative und Weitsicht
• Organisationstalent, Teamgeist und organisatorische Flexibilität

Wir bieten

• abwechslungsreiches Aufgabengebiet
• flexible Arbeitszeitengestaltung (nach Einarbeitung)
• teilweise Home Office möglich (nach Einarbeitung)
• kleines, familiäres Team
• unbefristeter Arbeitsvertrag
• BVG-Jahresticket/Deutschlandticket