Mitarbeiterin / Mitarbeiter (m/w/d) für das Vorzimmer des Staatssekretärs im Leitungsbüro (Bürokaufmann/-frau)

Ihr Aufgabengebiet:

Sie unterstützen als zweite Vorzimmerkraft den Staatssekretär durch Übernahme von organisatorischen und administrativen Aufgaben und vertreten die Vorzimmerkräfte der Ministerin im gemeinsamen Leitungsbüro des MWEKE. Hierzu gehören vorwiegend folgende Tätigkeiten:

• Büroorganisation
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs
• Terminplanung, -koordinierung und –kontrolle, Vor- und Nachbereitung von Terminen
• Zusammenstellen von Gesprächsunterlagen
• Allgemeine Textverarbeitung, selbständiger Entwurf einfacher Texte
• Organisation von Telefon- und Videokonferenzen
• Gästeempfang
• Adressverwaltung, Schriftgutablage
• Organisation und Abrechnung von In- und Auslandsdienstreisen

Was Sie mitbringen:

Unabdingbar:

• abgeschlossene Berufsausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf mit einer Ausbildungsdauer von mindestens drei Jahren als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder -kommunikation, Rechtsanwalts-, Notar-, Justiz- oder Verwaltungsfachangestellte/r bzw. Laufbahnprüfung für den mittleren nichttechnischen Dienst oder
• abgeschlossene Berufsausbildung und erfolgreich abgeschlossene Fortbildung zur Geprüften Sekretariatsfachkraft bzw. zum/zur Geprüften Sekretär/in oder
• abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung und gleichwertige Fähigkeiten durch mindestens dreijährige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich

Sonstige Anforderungen:

• routinierter Umgang mit der üblichen Bürosoftware, insbesondere MS Outlook, Word, PowerPoint und dem Internet
• gute Rechtschreibkenntnisse
• Bereitschaft zur Einarbeitung in verwaltungsinterne IT-Lösungen, z.B. EL.DOK (Dokumentenmanagementsystem der Landesverwaltung)
• Bereitschaft, die Arbeits- und Urlaubszeit an die jeweiligen Erfordernisse anzupassen

Von Vorteil:

• Erfahrungen in der Vorzimmertätigkeit/Chefassistenz, zumindest im Rahmen der Ausbildung
• Berufserfahrungen in der öffentlichen Verwaltung
• Grundkenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift

Weitere wichtige Kompetenzen:

• sehr gute Umgangs- und Ausdrucksformen
• freundliches Auftreten und Durchsetzungsfähigkeit
• hohe Motivation und Lernbereitschaft
• Kooperations-, Team- und Kommunikationsfähigkeit sowie Flexibilität
• gutes Organisationstalent
• Selbständigkeit und Eigeninitiative
• ausgeprägte Vertrauenswürdigkeit und Zuverlässigkeit, Loyalität und Diskretion - hohes Servicebewusstsein

Ergänzende Informationen:

Anforderungen an den Bewerber:

Zwingend erforderlich: E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Präsentationsprogramm PowerPoint (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office)

Was wir Ihnen bieten:

• eine spannende, abwechslungsreiche und herausfordernde Tätigkeit, die dem Gemeinwohl dient, in einem qualifizierten, engagierten und aufgeschlossenen Team
• einen zukunfts- und standortsicheren Arbeitsplatz in zentraler Lage am Potsdamer Hauptbahnhof mit idealer Anbindung an den ÖPNV
• eine offene Willkommenskultur und kompetente Ansprechpartner/innen
• flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten von Montag bis Freitag im Zeitfenster von 06:00 und 21:00 Uhr
• die attraktiven Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes, z.B. jährliche Sonderzahlung für Tarifbeschäftigte, Zahlung vermögenswirksamer Leistungen, zusätzliche Altersvorsorge der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL), 30 Tage Erholungsurlaub
• persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten durch gezielte Fortbildungen
• einen monatlichen Zuschuss von derzeit 16 EUR zum Firmenticket des Verkehrsverbundes Berlin-Brandenburg oder zum Deutschlandticket

Was für Sie noch von Interesse ist:

Arbeitsort: Potsdam Entgelt: Die Tätigkeit ist bewertet nach Entgeltgruppe 5 TV-L. Dies entspricht aktuell einem monatlichen Tabellenentgelt in Höhe von 3.073,97 € (Stufe 1) bis 3.720,25 € (Stufe 6). Die Zuordnung zu einer Erfahrungsstufe innerhalb der Entgeltgruppe erfolgt unter Berücksichtigung Ihrer persönlichen Voraussetzungen. Darüber hinaus wird eine außertarifliche Zulage in Höhe von monatlich 400 Euro (bei Vollzeitbeschäftigung) gezahlt. Besetzbar: Die Position ist ab sofort zu besetzen.

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Das Ministerium für Wirtschaft, Energie, Klimaschutz und Europa fördert die Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Eine Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich; flexible Arbeitszeiten und die eingeschränkte Möglichkeit der Arbeitsortflexibilisierung (Home-Office) unter Berücksichtigung der ausreichenden Besetzung des Vorzimmers sind gegeben.

Weitere Berufsbezeichnung:

Stellenausschreibung Nr. 16-LB/2026 Wir suchen Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet als: Mitarbeiterin / Mitarbeiter (m/w/d) für das Vorzimmer des Staatssekretärs im Leitungsbüro des Ministeriums für Wirtschaft, Energie, Klimaschutz und Europa des Landes Brandenburg (MWEKE).