Office Coordinator (m/w/d)

• Du betreust die Zeiterfassung und das Abwesenheitsmanagement und unterstützt administrativ bei der Personaleinsatzplanung.
• Du koordinierst die administrativen Schritte bei Ein- und Austritten und sorgst für einen strukturierten On- und Offboarding-Prozess.
• Du pflegst Personalakten und stellst sicher, dass relevante Informationen vollständig und aktuell sind.
• Du koordinierst organisatorische und technische Anliegen unserer Mitarbeitenden und bindest bei Bedarf die richtigen internen Ansprechpartner ein.
• Du hältst unsere Büroorganisation am Laufen
• Du organisierst den täglichen Büroablauf und kümmerst dich um Post, Korrespondenz und allgemeine administrative Themen.
• Du koordinierst Termine, bereitest Besprechungen vor und unterstützt bei der Organisation von Dienstreisen.
• Du verwaltest und archivierst Verträge und weitere relevante Unterlagen zuverlässig.
• Du bereitest Rechnungen und Unterlagen für die Buchhaltung vor und sorgst für eine vollständige Dokumentation.
• Du koordinierst weitere administrative Projekte gemeinsam mit dem Management und den Fachbereichen.
• Du sorgst für verlässliche Daten und administrative Prozesse
• Du legst Stammdaten und Benutzerkonten an, hältst sie aktuell und achtest auf eine hohe Datenqualität.
• Du unterstützt organisatorisch bei Maßnahmen rund um Arbeits- und Brandschutz und stimmst dich dabei mit den verantwortlichen Fachstellen ab.
• Du gehst sorgfältig und vertraulich mit Personal-, Unternehmens- und Vertragsdaten um.
• Du koordinierst Beschaffung und Ressourcen
• Du ermittelst den Bedarf an Büro-, Verbrauchs- und Firmenmaterialien und kümmerst dich um Bestellung, Beschaffung und erforderliche Abholungen.
• Du verwaltest Materialien und Geräte und behältst die vorhandenen Bestände im Blick.
• Du führst Inventuren durch und hältst Bestands- und Lagerlisten aktuell.

Must-have

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung in der Büroorganisation, Assistenz, Verwaltung oder Personaladministration.
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie Erfahrung mit digitalen Verwaltungs-, Personal- oder Zeiterfassungssystemen.
• Eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, Aufgaben selbstständig zu priorisieren und auch bei höherem Arbeitsaufkommen den Überblick zu behalten.
• Ausgeprägte Service- und Kommunikationsorientierung sowie Freude an der Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden und unterschiedlichen Fachbereichen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse und ein zuverlässiger, diskreter Umgang mit sensiblen Informationen.

Nice-to-have

• Erfahrung mit administrativen On- und Offboarding-Prozessen oder weiteren HR-nahen Themen.
• Kenntnisse in der vorbereitenden Rechnungsbearbeitung, Vertragsverwaltung oder Stammdatenpflege.
• Erfahrung in einem vielseitigen Büroumfeld mit unterschiedlichen internen Ansprechpartnern und wechselnden organisatorischen Aufgaben.

Wir bieten

• Flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeit – gestalte deinen Arbeitstag passend zu deinem Leben.
• Mobiles Arbeiten – eine ausgewogene Mischung aus Büro und Homeoffice.
• 30 Urlaubstage für Erholung, Ausgleich und neue Energie.
• Umfangreiche Gesundheitsleistungen, darunter kostenlose Vorsorgeuntersuchungen, Impfangebote und weitere präventive Maßnahmen.
• Mobilitäts- oder Fitnessbenefit nach deiner Wahl: Nutze entweder das Deutschlandticket für nur 20 € Eigenanteil oder den EGYM Wellpass mit Zugang zu tausenden Sport- und Wellnessangeboten.
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