Office Management Executive Assistant (m/w/d)

Deine Aufgaben

• Professionelle Organisation und Koordination von Terminen für die Eigentümer und das Management - inkl. vorausschauendem Kalender-, Prioritäten- und Abstimmungsmanagement sowie der Funktion als zentrale Vertrauens- und Ansprechperson
• Eigenständige Abwicklung vielfältiger administrativer und organisatorischer Agenden im Office Management mit hohem Anspruch an Servicequalität, Diskretion und Verlässlichkeit
• Verbindliche Kommunikation in Deutsch und Englisch mit internen sowie externen Ansprechpersonen, Gästen sowie Dienstleistungsunternehmen weltweit
• Unterstützung im Empfangsbereich und bei der Gästebetreuung als kompetentes Back-up in enger Abstimmung mit dem bestehenden Office-Team
• Punktuelle Mitwirkung bei der Reise- und Veranstaltungsorganisation sowie bei internen Projekten, Prozessoptimierungen und bereichsübergreifenden Abstimmungen
• Verantwortung für die Koordination von Werbemitteln – von Abstimmung, Angebotseinholung und Kostenübersicht bis zur laufenden Verwaltung und Dokumentation

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAS / HAK / HBLA o.ä.)
• Erfahrung in einer Office-, Empfangs- Executive- oder persönlichen Assistenzfunktion
• Sehr gute MS-Office Kenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse für eine professionelle Kommunikation im internationalen Umfeld
• Gepflegtes, gewinnendes Auftreten, sehr gute Umgangsformen und Freude daran, für Menschen und Themen die passende Lösung zu finden
• Organisationstalent mit vorausschauendem Denken, genauer sowie strukturierter Arbeitsweise, dazu Stressresistenz und Verantwortungsbewusstsein
• Eigeninitiative, Umsetzungsstärke, Teamfähigkeit und Souveränität bei punktuellen Arbeitsspitzen

Unser Angebot

• Kollegiale Atmosphäre mit "Du-Kultur" im gesamten Unternehmen sowie eine abwechslungsreiche Vertrauensrolle mit direktem Einblick in Management- und Eigentümeragenden
• Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit&Social Benefits (z.B. Rabatt in der firmennahen Apotheke, Zuschuss zu den Fahrtkosten der Wiener Linien)
• Pluxee-Lebensmittelgutschein im Wert von € 2,- pro Arbeitstag im Büro zur freien Verwendung
• Büro in Top-Stadtlage mit modernster IT-Ausstattung
• Nachhaltigkeit und der verantwortungsvolle Umgang mit dem Rohstoff Holz sind uns wichtig – ideal, wenn auch dir dieser Aspekt am Herzen liegt.
• Bruttojahresgehalt ab € 35.490,-- (All-In | Vollzeit, gemäß Einstufung KV Handel, Stufe E) mit klarer Bereitschaft zur Überzahlung, je nach Qualifikation und Berufserfahrung

Bei der HS Timber Group betrachten wir unsere Arbeit aus den unterschiedlichsten Perspektiven. So entdecken wir laufend neue Wege und entwickeln innovative Lösungen für die Zukunft. Damit das so bleibt, suchen wir Menschen, die etwas bewegen wollen, sich weiterentwickeln und mit uns gemeinsam einen Beitrag für eine nachhaltige Zukunft leisten.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort für unseren Standort (1040 Wien ) eine(n) Office Management & Executive Assistant (all genders) Vollzeit