Office Management (m/w/d)

Deine Aufgaben

Mit Organisationstalent und einem Blick fürs Ganze sorgst du als zentrale Anlaufstelle im Office Management für einen reibungslosen Büroalltag. Dabei übernimmst du folgende Aufgaben:

• Als erste Anlaufstelle betreust du unsere Telefonzentrale, nimmst Anrufe entgegen und verbindest die Anrufenden mit den passenden Ansprechpersonen.
• Du empfängst unsere Gäste und sorgst für eine angenehme Betreuung im Besuchermanagement.
• Unser Info-Postfach verwaltest du zuverlässig und koordinierst die eingehenden Anliegen.
• Du übernimmst die Buchung von Geschäftsreisen.
• Für Büro, Küche und Waschräume stellst du die Versorgung mit Büro- und Verbrauchsmaterialien sicher.
• Externe Dienstleister steuerst du und koordinierst Büroreinigung sowie Müllentsorgung.
• Du verwaltest unsere Mobilfunkverträge und behältst die Nutzung der Firmenparkplätze im Blick.
• Du kümmerst dich um die Betreuung unserer Firmenfahrzeuge während ihrer Laufzeit und übernimmst die Verwaltung unserer Poolfahrzeuge.

Worauf wir uns freuen

• Deine Erfahrung : Du bringst Erfahrung in der Büroorganisation, am Empfang oder in einer vergleichbaren administrativen Tätigkeit mit.
• Deine digitalen Kenntnisse: Mit gängigen Office-Anwendungen gehst du sicher um und findest dich schnell in digitale Verwaltungs- und Dokumentenmanagementsysteme ein.
• Deine Kommunikation: Ob am Telefon, per E-Mail oder beim Gästeempfang – du kommunizierst freundlich, klar und serviceorientiert.
• Deine Arbeitsweise: Strukturiert und eigenverantwortlich setzt du Prioritäten und behältst auch bei mehreren gleichzeitigen Anliegen den Überblick.
• Dein Organisationstalent: Reisebuchungen, Materialbestellungen und die Abstimmung mit Dienstleistern koordinierst du zuverlässig. Auch bei der Verwaltung von Mobilfunkverträgen, Parkplätzen und Fahrzeugen arbeitest du sorgfältig.
• Dein Blick fürs Ganze: Anstehende Aufgaben erkennst du selbstständig und packst bei Bedarf praktisch mit an. Mit vertraulichen Informationen gehst du diskret um.
• Dein Teamgeist : Du arbeitest gerne mit anderen zusammen und trägst dazu bei, dass sich Mitarbeitende und Gäste gut aufgehoben fühlen.

Worauf Du Dich freuen darfst

• Ein offenes, modernes und unkompliziertes Arbeitsumfeld mit Handlungsspielraum
• Eigenverantwortliche Tätigkeiten und Einbringungsmöglichkeiten in strukturelle Entwicklungen
• Abwechslungsreiche und anspruchsvolle Projekte
• Eine ausführliche Einarbeitung von motivierten Kollegen, die gerne ihr Wissen teilen
• Individuelle Förderung und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Verschiedene Benefits wie Bikeleasing, Givve Card als Prepaid Mitarbeiter Bonus, Corporate Benefits etc.
• Div. Firmensportangebote und Firmenevents
• Jede Menge Teamspirit, Engagement und Leidenschaft