Office Manager (m/w/d) – Vollzeit oder Teilzeit (50%)

Kaufmännische Verwaltung

• Erstellung, Bearbeitung und Nachverfolgung von Angeboten
• Vorbereitung und Erstellung von Rechnungen
• Unterstützung bei Angebots- und Auftragsverfolgung
• Pflege von Kunden-, Lieferanten- und Projektstammdaten
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs
• Termin- und Fristenüberwachung
• Allgemeine Korrespondenz mit Kunden, Behörden und Geschäftspartnern

Projektunterstützung

• Administrative/kaufmännische Unterstützung der Projektleiter und Fachbereiche
• Anlage und Pflege von Projekten im ERP-System
• Dokumentenmanagement und digitale Projektaktenführung
• Erstellung von Projektübersichten, Auswertungen und Statusberichten
• Nachverfolgung von Projektständen und Fristen
• Unterstützung bei Ausschreibungen und Vergabeverfahren

Finanz- und Rechnungswesen

• Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen für die Steuerberatung
• Prüfung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen
• Mitwirkung im Controlling und Berichtswesen

Einkauf, Verträge und Fuhrpark

• Einholung und Vergleich von Angeboten
• Koordination externer Dienstleister und Lieferanten

Organisation, Digitalisierung und Qualitätsmanagement

• Unterstützung bei der Pflege und Weiterentwicklung von Managementsystemen (z. B. ISO 9001 und ISO 27001)
• Dokumentation und Optimierung von Prozessen und Arbeitsanweisungen
• Mitwirkung bei Audits und Zertifizierungen
• Pflege von Unternehmensvorlagen und Dokumentationen
• Unterstützung bei der Digitalisierung kaufmännischer Prozesse

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, Industriekaufmann/Industriekauffrau oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in kaufmännischen Verwaltungsprozessen
• Idealerweise Erfahrung in einem Ingenieur-, Architektur- oder technischen Dienstleistungsunternehmen
• Kenntnisse im Rechnungswesen und Controlling von Vorteil
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Excel, Word, Teams)
• Erfahrung mit ERP-Systemen (z. B. Xentral, DATEV oder vergleichbare Systeme)
• Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick und Kommunikationsstärke Hohe Service- und Kundenorientierung Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein Freude an Teamarbeit sowie Interesse an digitalen Prozessen und neuen Technologien

Wir bieten

• Eine vielseitige und verantwortungsvolle Position mit Entwicklungsmöglichkeiten
• Mitarbeit in einem innovativen Unternehmen an der Schnittstelle von Ingenieurwesen und Digitalisierung
• Flexible Arbeitszeitmodelle (Vollzeit oder Teilzeit)
• Möglichkeit zum hybriden Arbeiten
• Moderne Arbeitsmittel und digitale Prozesse
• Kurze Entscheidungswege und ein kollegiales Umfeld
• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Leistungsgerechte Vergütung Langfristige Perspektive in einer wachsenden Unternehmensgruppe