Office & Team Assistant (m/w/d)

Die Themen sind vielfältig und wechseln sicherlich oft, aber es umfasst Themen wie:

• Du organisierst Termine, buchst Reisen, jagst fehlende Hotelabrechnungen und prüfst Reisekostenabrechnungen der Kolleg:innen – bis alles lückenlos dokumentiert ist.
• Du unterstützt unseren CEO Thorsten und CTO Fabian bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, die mal groß und mal kleinteilig sind – du nimmst beides gleich ernst.
• Du koordinierst IT-Bestellungen und Geräteverwaltung und stellst sicher, dass die Ausstattung im Team immer stimmt.
• Du behältst unsere Büroflächen im Blick, koordinierst alles und sorgst dafür, dass das Büro ein Ort ist, an dem man gerne ist.
• Du planst Events – von Team-Onsites über HackyDays bis zu externen Veranstaltungen – und machst aus Koordinationsarbeit echte Erlebnisse.
• Du sorgst dafür, dass Kaffee, Snacks und alles Wichtige immer da sind, bevor jemand fragen muss.
• Du unterstützt immer mal wieder verlässlich unser Finance und HR Admin Team.
• Du kümmerst dich um Post, administrative Kleinigkeiten und die steuerlich korrekte Dokumentation von Events und dem Breakfast Club.
• Du digitalisierst deine Aufgaben wann immer es geht und siehst AI-Tools als Unterstützung, um deinen Job effizient umzusetzen.

• Du hast Erfahrung in einer ähnlichen Rolle – ob als Assistenz, im Office Management oder als Hotelfachkraft.
• Du bist strukturiert, zuverlässig und verlierst auch dann nicht den Überblick, wenn mehrere Dinge gleichzeitig anklopfen.
• Du packst gerne hands-on an und siehst Aufgaben zu Ende, ohne dass man zweimal fragen muss.
• Du bist an mindestens 3 Tagen pro Woche vor Ort in Heidelberg – der Job lebt von Präsenz.
• Du kommunizierst klar und freundlich, auf Deutsch und auf Englisch (unser Team ist international).
• Du hast Lust, Teil eines wachsenden KI-Startups zu sein – und fühlst dich in einem Umfeld wohl, das genauso dynamisch ist wie es Spaß macht.

Benefits

Diese Benefits erwarten dich, wenn du Teil des paretos-Teams wirst:

• Im Büro kannst du deine Barista-Skills testen und großartigen Kaffee zubereiten, um dich durch den Arbeitstag zu bringen, oder bei einem Coffee Talk mit den Kolleg:innen plaudern. (Vielleicht wirst du sogar bei der Weihnachtsparty als nächste:r „paretos Office Barista of the Year" ausgezeichnet!)
• Apropos Team: Du ergänzt ein hochqualifiziertes und motiviertes Team von paretoneers, das bereit ist, durchzustarten und dabei Spaß zu haben.
• Wir genießen regelmäßig professionelle und spaßige Events, sowohl online als auch vor Ort, mit dem ganzen Team.
• Du erhältst die Ausstattung, die du brauchst, um dein volles Potenzial auszuschöpfen – wir glauben, dass Hardware dich nicht einschränken sollte.
• Fördere deine kontinuierliche Weiterentwicklung mit unseren Learning Sessions und Onsite-Aktivitäten.
• Arbeite, wann es für dich am besten passt, dank flexibler Arbeitszeiten.
• Du erhältst ein monatliches Budget von 60 €, das du ganz nach deinen Vorstellungen nutzen kannst – sei es für den Urban Sports Club, als Mobilitätsbudget für Benzin, öffentliche Verkehrsmittel oder das Deutschlandticket oder einfach für Gutscheine von deinem Lieblingsgeschäft. Die Entscheidung liegt ganz bei dir.
• Wenn du Teil des paretos Dog Clubs bist, bring gerne deinen vierbeinigen Freund ins Büro mit.
• Wir erweitern unsere Benefits kontinuierlich, um ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem sich unsere Teammitglieder wohlfühlen und gerne arbeiten.

Wir ermutigen dich ausdrücklich, dich auf diese Position zu bewerben, auch wenn du nicht alle Anforderungen 100% erfüllst. Solange du die Lernbereitschaft mitbringst, freuen wir uns, überzeugt zu werden, dass du perfekt zu uns passt. Transparenzhinweis: Wir nutzen KI-Tools, um Bewerbungen vorzusortieren. Die Entscheidung, wen wir kennenlernen, treffen aber immer wir – nicht der Algorithmus.