Operations Manager (m/w/d) – Auftragsmanagement & Kundenbetreuung

Deine Aufgaben

• Du übernimmst die Verantwortung für unseren gesamten Auftragsprozess – von der Buchung über die Terminplanung und Produktion bis zur fertigen Auslieferung.
• Du koordinierst unser Team, verteilst Aufgaben, überwachst deren Umsetzung und stellst sicher, dass Deadlines und Qualitätsstandards eingehalten werden.
• Du behältst auch bei vielen parallelen Aufträgen, kurzfristigen Änderungen und unterschiedlichen Ansprechpartnern den Überblick.
• Du erkennst frühzeitig, wenn etwas nicht rundläuft, findest pragmatische Lösungen und packst bei Bedarf selbst mit an.
• Du sorgst dafür, dass unsere digitalen Systeme, Auftragsdaten und Dokumentationen stets aktuell und ordentlich gepflegt sind.
• Kundenkommunikation & Betreuung
• Du bist eine zentrale Ansprechperson für unsere Kunden – insbesondere am Telefon.
• Du beantwortest Anfragen, berätst zu unseren Dienstleistungen, koordinierst Termine und findest Lösungen für individuelle Anliegen.
• Du kommunizierst freundlich, offen und professionell und sorgst dafür, dass sich unsere Kunden jederzeit gut betreut fühlen.
• Du begleitest Interessenten und Neukunden vom ersten Kontakt bis zur Buchung.
• Du greifst lieber einmal mehr zum Hörer, als Fragen oder Unklarheiten offen zu lassen
• Prozesse & Optimierung
• Du stellst sicher, dass unsere bestehenden Prozesse zuverlässig funktionieren und vom Team eingehalten werden.
• Du erkennst Schwachstellen, hinterfragst Abläufe und entwickelst gemeinsam mit uns sinnvolle Verbesserungen.
• Du nutzt digitale Tools und Automatisierungen, um Aufgaben effizienter und übersichtlicher zu gestalten.
• Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen und bringst eigene Ideen aktiv ein.
• Echte Verantwortung: Du übernimmst eine zentrale Rolle in unserem Tagesgeschäft, trägst Verantwortung für Dein Team bzw. die Sicherstellung aller Prozesse und kannst eigenständig Entscheidungen treffen. Must-have

• Organisationstalent: Du liebst es, Dinge zu strukturieren, zu koordinieren und den Überblick zu behalten – auch wenn zehn Dinge gleichzeitig passieren.
• Eigenverantwortung & Zuverlässigkeit: Du wartest nicht darauf, dass Dir jemand sagt, was als Nächstes zu tun ist. Du denkst mit, setzt Prioritäten und kümmerst Dich darum, dass Dinge erledigt werden.
• Kommunikationsstärke: Du bist offen, freundlich, aufgeschlossen und telefonierst gerne. Du kannst auf Menschen zugehen und auch in stressigen Situationen souverän kommunizieren.
• Sehr gutes technisches Verständnis: Du arbeitest Dich schnell in neue Software und digitale Systeme ein und hast Freude daran, technische Zusammenhänge zu verstehen.
• Digitale Affinität: Du organisierst Dich lieber mit digitalen Tools, Aufgabenboards und smarten Workflows als mit dem guten alten Notizblock.
• Lösungsorientiertes Denken: Du erkennst Probleme, übernimmst Verantwortung und suchst aktiv nach Lösungen, statt darauf zu warten, dass andere sie finden.
• Offenheit & Lernbereitschaft: Du kannst Fehler offen ansprechen, nimmst Feedback konstruktiv an und möchtest Dich kontinuierlich verbessern.
• Gute Englischkenntnisse
• Führerschein Klasse B und Mobilität über eigenen PKW
• Wohnort idealerweise Köln oder Kölner Umland Nice-to-have
• Erfahrungen in der operativen Koordination, im Projektmanagement, Kundenservice und/oder Office Management
• Erfahrung mit ERP-Systemen, digitalen Projektmanagement-Tools oder Automatisierungen
• Abgeschlossenes Studium oder eine kaufmännische Ausbildung
• Interesse an der Immobilien-, Medien- oder Kreativbranche

Wir suchen keinen Menschen, der einfach nur seine To-do-Liste abarbeitet. Wir suchen jemanden, der mitdenkt, Verantwortung übernimmt und Freude daran hat, Dinge am Laufen zu halten. Jemanden, der auch dann den Überblick behält, wenn es mal hektisch wird. Der gerne mit Menschen spricht, technisch fit ist, eigenständig Lösungen findet und sich nicht davor scheut, Fehler zu machen und daraus zu lernen. Uns ist nicht nur wichtig, was Du kannst, sondern vor allem, wer Du bist. Wenn Du Dich darin wiedererkennst und Lust hast, in einem modernen, wachsenden Unternehmen eine zentrale Rolle zu übernehmen, freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen!

Wir bieten

• Ein modernes, digitales Arbeitsumfeld: Wir setzen auf smarte Tools, effiziente Prozesse und neue Technologien statt auf unnötige Bürokratie.
• Ein freundliches, motiviertes Team: Wir unterstützen uns gegenseitig, kommunizieren auf Augenhöhe und ziehen gemeinsam an einem Strang.
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung: Kurze Wege, ehrliche Kommunikation und schnelle Entscheidungen.
• Gestaltungsspielraum: Deine Ideen sind ausdrücklich erwünscht. Wenn Du einen besseren Weg findest, möchten wir davon hören.
• Überwiegend Homeoffice & maximale Flexibilität: Du arbeitest grundsätzlich remote und kannst Deine Arbeit flexibel von zu Hause aus gestalten. Unser Geschäftsbüro in Leverkusen steht Dir jederzeit als alternativer Arbeitsplatz und für persönliche Treffen mit dem Team zur Verfügung.
• Vertrauen statt Kontrolle: Wir setzen auf ein sehr hohes Maß an gegenseitigem Vertrauen, Eigenverantwortung und selbstständigem Arbeiten.
• Flexibilität für Kundentermine: Während Deiner Arbeitszeiten solltest Du bereit sein, bei Bedarf auch persönlich zu Kundenterminen zu fahren. Dafür bist Du mobil und kannst Termine eigenständig wahrnehmen.
• Faire, entwicklungsgerechte Vergütung: Mit wachsender Erfahrung und Verantwortung kann sich auch Deine Vergütung weiterentwickeln.
• Intensive Einarbeitung: Wir nehmen uns die Zeit, Dich mit unseren Dienstleistungen, Systemen und Prozessen vertraut zu machen. Passt Du zu uns?