Payroll & HR Administration Specialist (m/w/d)

Vorbereitende Entgeltabrechnung: Sie übernehmen den vollständigen monatlichen Payroll-Prozess von der Pflege des verbindlichen Abrechnungskalenders bis zur Vorbereitung der Abrechnungsfreigabe und gewährleisten die Einhaltung sämtlicher Termine.

• Abrechnungsdaten und Sonderfälle: Sie erfassen und prüfen Personalstammdaten, Ein- und Austritte, Vertrags- und Vergütungsänderungen, Arbeitszeiten, Überstunden, Urlaub, Fehlzeiten, eAU, Entgeltfortzahlung, Mutterschutz, Elternzeit, Boni, Prämien, Sachbezüge, Zuschüsse, Benefits, Pfändungen sowie Schlussabrechnungen.
• Zusammenarbeit mit dem externen Lohnbüro: Sie übermitteln alle Abrechnungsdaten vollständig und termingerecht, bearbeiten Rückfragen, prüfen die zurückkommenden Abrechnungen auf Plausibilität und dokumentieren sowie verfolgen erforderliche Korrekturen.
• Gegenseitige Vertretung und Vier-Augen-Prinzip: Pro Abrechnungsmonat führt eine Person den Prozess federführend durch, während die zweite Person die Vier-Augen-Prüfung übernimmt. Die Federführung wechselt regelmäßig; beide führen vollständige Monatsläufe durch und beherrschen alle betreuten Gesellschaften.
• Verlässliche Cut-off-Abdeckung: Sie stimmen Arbeitszeiten und Urlaubsplanung im Tandem so ab, dass an den kritischen Abrechnungstagen ausreichende Überschneidung sowie eine durchgängige fachliche Vertretung gewährleistet sind.
• Arbeitszeit- und Abwesenheitsmanagement: Sie kontrollieren Zeitbuchungen, Korrekturen, Überstundenkonten, Urlaubsstände, Krankmeldungen und eAU, führen Abwesenheitsübersichten und bereiten abrechnungsrelevante Besonderheiten für Führungskräfte und Teamleitung auf.
• Personalakten und Dokumentenadministration: Sie legen digitale und gegebenenfalls papiergebundene Personalakten an, führen Vollständigkeits- und Unterschriftenkontrollen durch, achten auf finale Fassungen und Aufbewahrungsfristen und erstellen standardisierte Bescheinigungen sowie Behördenkorrespondenz.
• On- und Offboarding-Administration: Sie übernehmen Stammdatenanlage und -beendigung, prüfen Personalunterlagen, pflegen administrative Checklisten, bereiten Bescheinigungen und Schlussabrechnungsdaten vor und koordinieren Meldungen an das Lohnbüro sowie weitere externe Stellen.
• Weitere HR-Administration: Außerhalb der Abrechnungsspitzen pflegen und bereinigen Sie Daten in HR-Works, erstellen Listen, Übersichten und einfache Reports, führen Fristen und Wiedervorlagen, bereiten Auditunterlagen vor und unterstützen Teamleitung sowie Personalreferent bei standardisierten administrativen Aufgaben.

Ihre Rolle im Tandem: Beide Positionen sind fachlich gleichwertig. Keine Person ist lediglich Hilfskraft oder theoretisches Backup. Die Verantwortung wird regelmäßig gewechselt, damit Urlaub, Krankheit und sonstige Ausfälle ohne Qualitäts- oder Terminverlust aufgefangen werden können. Eine dauerhafte Aufteilung nach BMMC und PHCT ist nicht vorgesehen.

• Arbeitsrechtliche Grundsatzentscheidungen, komplexe Personalgespräche, Personalentwicklung, Recruitingentscheidungen sowie die technische Entwicklung von Schnittstellen oder KI-Lösungen gehören nicht zu Ihrem Verantwortungsbereich.

• eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Zusatzqualifikation in Entgeltabrechnung oder Personalwesen, bzw. eine vergleichbare Qualifikation besitzen,
• mindestens drei Jahre praktische Berufserfahrung in der vorbereitenden Entgeltabrechnung und Personaladministration vorweisen und eigenständig vollständige Monatsläufe bearbeiten können,
• praxiserprobte Kenntnisse im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht, in Entgeltfortzahlung und in typischen abrechnungsrelevanten Sonderfällen mitbringen,
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit einem externen Steuer- oder Lohnbüro sowie in der Prüfung und Korrektur von Abrechnungsergebnissen besitzen,
• HR-Works oder eine vergleichbare Personalsoftware, digitale Personalakten und Microsoft Excel sicher anwenden können,
• bereit sind, Federführung und Vier-Augen-Prüfung regelmäßig zu wechseln und Ihre Arbeitszeiten an den Payroll-Cut-off-Tagen verlässlich mit der Tandempartnerin bzw. dem Tandempartner abzustimmen,
• äußerst sorgfältig, termintreu, diskret, zahlenaffin und selbstständig arbeiten und auch bei wiederkehrenden Fristen den Überblick behalten,
• Deutsch in Wort und Schrift sicher beherrschen und in der Kommunikation mit Beschäftigten, Führungskräften und externen Stellen verbindlich auftreten,

• eine sinnstiftende Tätigkeit mit sozialem Bezug,
• ein hoher Anspruch als medizinisches Beratungs- und Versorgungsunternehmen mit unseren gelebten Werten „Transparenz“, „Offenheit“ und „Qualität“,
• eingroßer Teamzusammenhalt, eine sehr moderne Arbeitsumgebung und die Bereitstellung der für Ihre Arbeit notwendigen technischen Ausstattung,
• individuell auf Sie und Ihre Bedürfnisse abgestimmte Fort- und Weiterbildungsangebote,
• die Möglichkeit, sich in Ihrem Fachbereich und darüber hinaus einzubringen und mitzugestalten und
• eine flache Organisationsstruktur mit vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten

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