Persönliche Assistenz des Chairman (m/w/d)

Deine Aufgaben

• Direkte Unterstützung des Chairman
• Eigenständige Organisation und Priorisierung des Kalenders des Chairman
• Koordination und Abstimmung von Terminen mit internen und externen Ansprechpartnern
• Bearbeitung und Priorisierung eingehender E-Mails
• Vorbereitung von Meetings, Terminen und Reisen
• Zusammenstellung relevanter Unterlagen und Briefings
• Umsetzung strategischer Entscheidungen - Organisation und Nachbereitung von Bereichsleitermeetings - Erstellung von Protokollen inklusive Aufgaben-, Verantwortungs- und KPI-Tracking - Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen - Vorbereitung und Begleitung von Management-Klausuren
• Aufbau und Weiterentwicklung des Processhouse
• Unterstützung der Bereichsleiter bei der Dokumentation ihrer Prozesse
• Kontrolle der Aktualität und Qualität bestehender Prozesse
• Sicherstellung der Einhaltung definierter Standards
• Kontinuierliche Weiterentwicklung der Prozesslandschaft
• Förderung einer prozessorientierten Unternehmenskultur
• Learning Journeys und internationale Projekte
• Unterstützung bei der Planung von Learning Journeys nach Silicon Valley, China und Tel Aviv
• Abstimmung mit Projektleitern und lokalen Partnern
• Betreuung von Teilnehmern vor Ort
• Unterstützung bei Projektorganisation und Durchführung
• Begleitung von Social-Media-, Testimonial- und Videoprojekten
• Operatives Fondsmanagement
• Organisation und Nachbereitung von Finanz- und Beteiligungsmeetings
• Betreuung bestehender Investoren und Ansprechpartner für Rückfragen
• Unterstützung bei der Gewinnung neuer Investoren
• Erstellung und Versand von Investorenreportings
• Organisation von Gesellschafterversammlungen
• Vorbereitung und Versand von Beschlüssen über digitale Signaturprozesse
• Koordination mit Notaren, Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und Rechtsanwälten
• Sicherstellung regulatorischer Anforderungen im Bereich KYC und Geldwäscheprävention
• Betreuung und Kommunikation mit Portfolio-Unternehmen
• Einholung und Auswertung von Reportings
• Unterstützung bei Due-Diligence-Prozessen
• Verwaltung und Pflege der digitalen und physischen Dokumentation

Wen wir suchen?

Wir suchen Menschen, die Verantwortung übernehmen wollen und Freude daran haben, Dinge voranzutreiben. Du erkennst Probleme frühzeitig, findest Lösungen und sorgst dafür, dass Entscheidungen umgesetzt werden. Diskretion, Loyalität und absolute Zuverlässigkeit sind für dich selbstverständlich.

Dein Profil

• Erfolgreich abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Management, Wirtschaftswissenschaften, Finance oder einer vergleichbaren Fachrichtung
• Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz-, Projektmanagement- oder vergleichbaren Koordinationsfunktion
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und hohe Eigenverantwortung
• Sehr gutes Zeit- und Prioritätenmanagement
• Hohe Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
• Durchsetzungsvermögen und Fähigkeit, Aufgaben konsequent nachzuverfolgen
• Unternehmerisches Denken und strukturierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und modernen Arbeitsmethoden
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Grund-Voraussetzungen:

• Die persönliche Assistenz muss vor Beginn ihrer Tätigkeit ein polizeiliches Führungszeugnis vorlegen.Sprache:
• Deutsch Muttersprachen-Niveau (Wünschenswert) - Englisch verhandlungssicher (Wünschenswert)

Was du nur hier bekommst

Danach lernst Du die wichtigsten Ansprechpartner und Aufgabenbereiche kennen. Onboarding Du erhältst ein strukturiertes und individuelles Onboarding, das Dich Schritt für Schritt an die unterschiedlichen Verantwortungsbereiche heranführt. Dabei lernst Du sowohl die operativen Abläufe rund um den Chairman als auch die Prozesse des Fondsmanagements und der Unternehmenssteuerung kennen. Zusätzlich wirst Du in die regulatorischen Anforderungen des Fondsmanagements eingearbeitet und erhältst die erforderlichen Schulungen im Bereich Geldwäscheprävention und Compliance.

Leistungen:

Weitere Berufsbezeichnung:

• Direkte Zusammenarbeit mit dem Chairman einer internationalen Unternehmensgruppe
• Tiefe Einblicke in Unternehmensführung, Strategie und Beteiligungsmanagement
• Hohe Eigenverantwortung und kurze Entscheidungswege
• Mitarbeit an internationalen Projekten und Learning Journeys
• Direkten Kontakt zu Investoren, Unternehmern und Führungskräften - Ein außergewöhnliches Arbeitsumfeld mit viel Gestaltungsspielraum - Die Möglichkeit, aktiv am Wachstum einer Unternehmensgruppe mitzuwirken

Art der Stelle: Vollzeit, Festanstellung

• Betriebliche Weiterbildung
• Firmenevents
• Flexible Arbeitszeiten
• Kostenlose Getränke

Zur direkten Unterstützung unseres Chairman suchen wir eine außergewöhnlich strukturierte, diskrete und durchsetzungsstarke Persönliche Assistenz. Du übernimmst Verantwortung für das operative Management unserer Investmentfonds und arbeitest an zentralen Schnittstellen zwischen Geschäftsführung, Investoren, Portfolio-Unternehmen, Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und Behörden. Darüber hinaus erhältst du tiefe Einblicke in die Führung einer Unternehmensgruppe sowie in die Arbeit eines Venture-Capital- und Beteiligungsumfeldes. In dieser Rolle bist du weit mehr als eine klassische Assistenz. Du fungierst als organisatorische und operative rechte Hand des Chairman und sorgst dafür, dass strategische Entscheidungen im Unternehmen konsequent umgesetzt werden. Du koordinierst Termine, Informationen und Projekte, hältst den Kontakt zu den Bereichsleitern und stellst sicher, dass vereinbarte Maßnahmen umgesetzt werden. Wir möchten mit Dir arbeiten, weil Du ein besonderes Zukunfts-Mindset hast!

Arbeitsort: Vor Ort