Persönliche Assistenz (m/w/d)

• Kalender- und Terminmanagement: Verwaltung und Koordination von Terminen, Meetings und Besprechungen.
• Reiseplanung: Organisation und Buchung von Geschäftsreisen, einschließlich Flügen, Hotels und Transport.
• E-Mail- & WhatsApp-Management: Sortieren und Priorisieren eingehender E-Mails & WhatsApps, oft auch eigenständiges Beantworten bestimmter Anfragen.
• Ansprechpartner für interne und externe Anfragen: Koordinierung und Beantwortung allgemeiner Anfragen an die Geschäftsführung.
• Verfassen und Bearbeiten von Dokumenten: Unterstützung beim Erstellen, Bearbeiten und Formatieren von Dokumenten und Präsentationen.
• Organisation von Veranstaltungen: Planung und Koordination von internen und externen Veranstaltungen, z. B. Mitarbeiter- oder Kundenevents.
• Rechnungswesen: Unterstützung beim Erstellen und Versand von Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen.
• Vorbereitung der Buchhaltungsunterlagen: Vorbereitung von Belegen und Dokumenten für die monatliche Buchhaltung.
• Botengänge und Besorgungen: Erledigung von Botengängen, wie z. B. zur Post oder für Besorgungen fürs Büro.

• Organisationstalent: Du verfügst über eine hervorragende Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, Termine und Aufgaben im Blick zu behalten und alle Abläufe effizient zu strukturieren.
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit: Du gehst streng vertraulich mit sensiblen Kunden- und Unternehmensdaten um, bist zu 100 % loyal und verschwiegen.
• Belastbarkeit: Du bist in der Lage auch in stressigen Situationen den Überblick und die Ruhe zu bewahren, denkst und handelst stets lösungs- und zielorientiert.
• Hohe Eigenmotivation: Du verfügst über ein hohes Maß an Motivation und Leistungsbereitschaft. Du übst selbst Routineaufgaben mit höchster Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit aus.
• Proaktive Arbeitsweise: Du erkennst eigenständig Aufgaben und Probleme sowie planst und handelst vorausschauend, um die Geschäftsführung zu entlasten.
• Kommunikationsstärke: Du kommunizierst klar und professionell in Wort und Schrift sowohl mit anderen Mitarbeitern als auch mit Kunden und Geschäftspartnern.
• Problemlösungskompetenz: Du verfügst über eine ausgesprochene Fähigkeit, Lösungen für aufkommende Herausforderungen und Probleme zu finden und kannst jene eigenständig und effizient lösen.
• Mobilität: Du arbeitest lieber im Büro als im Homeoffice und bist aufgeschlossen, die Geschäftsleitung auf Business-Meetings und Veranstaltungen und Seminare (ggfs. auch am Wochenende) zu begleiten.
• Sprachkenntnisse: Du sprichst fließend Deutsch und verfügst optimalerweise über ein verhandlungssicheres Englisch.

Wir bieten

• Remote / Office: An 1-2 Tagen / Woche kannst Du wählen, von wo aus Du arbeitest.
• Aufstiegsmöglichkeiten: Dank transparenter Karriereleiter hast Du eine klare Perspektive von Anfang an.
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